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Histoire de DAF : ma transformation en entreprise numérique 1/5

Gestion d'entreprise
Julien Costerg Par Julien Costerg
 Akuiteo SAS

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Daniel démarre sa journée…

À peine 9h10 et déjà la phase préparatoire du projet Twens fait parler d'elle. J'ai au bout du fil le chef de projet en charge de ce client champion de la tergiversation :

  • Salut Daniel, je t'appelle pour le projet Twens.
    Devine-quoi ?
  • Je t'écoute, je suis prêt à tout entendre...
  • Le client valide la phase préparatoire dans dix jours. Depuis le temps que ça traîne, c'est plutôt une bonne nouvelle. La facturation aussi va pouvoir avancer !

Il faut nuancer cette bonne nouvelle. Cette première phase du projet a en effet duré deux mois de plus que ce qui était prévu. Nos commerciaux ayant vendu cette phase au forfait et le chef de projet n’ayant aucun argument opposable au client pour expliquer ce dérapage, ce projet commence donc par une perte dès le premier lot !

Déjà l’avant-vente a été très longue et la signature du projet est arrivée plus tard que prévu. Ce projet devait représenter 20% de notre CA annuel. A ce rythme, la barre des 10% sera difficilement atteignable. Ce n’est pas neutre pour l’entreprise !

Et si seulement c’était le seul projet dans ce cas. Entre les enjeux de rentabilité des projets, les contraintes opérationnelles et les exigences de nos actionnaires en terme de reporting financier, je manœuvre à vue avec les moyens du bord.

Jacques, mon DG, excelle dans l’art de poser des questions embarrassantes.

  • On en est où avec Twens ?

En voici une de plus ! Marge en péril sur la phase préparatoire, validation suspendue à un caprice du client, prochain jalon de facturation aléatoire d’autant que nous ne savons pas encore si le GO va pouvoir être prononcé…
Seule certitude : c'est moi qui dois apporter des réponses ! Je me sens un peu seul et me dis…

En tout cas, Twens ne viendra pas embellir les chiffres de l'arrêté trimestriel qui tombe dans quinze jours. Reste d'ailleurs à valider le temps déjà consacré à son cas par les équipes. Une fois de plus je vais devoir envoyer Ghislaine, notre bonne fée de la compta, se démener pour récupérer l’information…  Franchement, il serait temps de décloisonner les informations entre nous pour avoir une vision d'ensemble.

Nos divers outils informatiques par service, tous “faits maison”, ne se parlent pas, et ne permettent pas de croiser vite et bien les données éparses pour répondre à Jacques avec brio.

 

“Et si nous avions besoin d'une bonne dose
de transformation numérique ?"

 

L'idéal serait un outil dédié à notre activité, si possible une solution de gestion intégrée. Dans mes rêves les plus fous, elle serait utilisée par tout le monde, même en déplacement. Dans le cas de Twens, Jacques et moi-même aurions accès aux données des commerciaux en temps réel. Fini les fils d'e-mails longs comme le bras et les courses dans les couloirs pour Ghislaine !

À ce sujet, un nouveau mail vient de tomber :

 

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Ce mail confirme que nous nous débattons avec des processus mal huilés et chronophages.

 

M’appuyer sur un ERP changerait bien des choses dans ma mission. Fini la constitution manuelle de tableaux de bord Excel dans l’urgence juste avant les CODIR. J'aurais plus de temps pour me consacrer à l'analyse et à la réflexion stratégique. Je pourrais lever la tête du guidon, voir plus loin et enfin anticiper à partir de données fiables, par affaires et/ou par clients. Idéalement, je pourrai croiser les données sur une multitude d’axes analytiques : zone géographique, métier de nos clients, type de projet… Le "fast closing” deviendrait enfin une réalité et nous pourrions réaliser des arrêtés plus souvent.

Je me rappelle de cette conversation avec Jean-Michel, copain de promo, lui aussi DAF dans une société de conseil gérée par affaires. Son entreprise s'est équipée d'un ERP métier. Il fait des Fast Closing tous les mois à J+3. Les chiffres sont communiqués aux actionnaires américains à la norme US GAAP en deux clics avec une très grande fiabilité, il a pu en produire un immédiatement pour une réunion stratégique. Ça a permis de rassurer les boss sur l'activité France, preuves chiffrées et détaillées à l'appui.

Alors Daniel, on en est où avec Twens ? Et pour l'arrêté trimestriel, tu as déjà les grandes lignes ?

C'est décidé, je prends le taureau par les cornes : il faut que je discute avec Jacques de la nécessité de la transformation numérique pour notre entreprise.

 

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
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