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Histoire de DAF : Ma transformation en entreprise numérique 4/5

Gestion d'entreprise
Julien Costerg Par Julien Costerg
 Akuiteo SAS

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"On y est ! Après le cahier des charges, trouver le prestataire"

Ça y est : notre cahier des charges ERP est enfin bouclé ! Les opérationnels qui ont accepté d'être référents ont bien joué le jeu. C'était important de les impliquer en amont, ça les a motivé : nous avons pu recueillir exhaustivement les besoins et les attentes.

 

Reste à organiser un appel d'offres. Nous cherchons un éditeur qui puisse intégrer le pipe commercial, la gestion des projets, la facturation récurrente des contrats d’abonnement, les achats, les notes de frais la gestion des ressources, les compétences, le plan de charges, les temps passés, les notes de frais, les absences, la comptabilité et la trésorerie.

En rédigeant le cahier des charges, on a aussi constaté que les opérationnels voulaient être plus indépendants, sans devoir passer par les fonctions support pour trouver les informations utiles - ça me convient parfaitement ! 
Notre future solution devra donner à tous un accès direct et sécurisé aux informations, et ce, le plus facilement possible. On décloisonne l’entreprise, on va tous gagner du temps.

 

Je profite d'un rare moment de calme au bureau pour faire un premier tour d'horizon. Direction le web et Google.
Je réalise que les éditeurs de solutions de gestion ne manquent pas ! Généralistes ou spécialistes, modèles par licences on-premise ou Saas, par abonnement à des plateformes … Difficile de trancher. Tiens : un cabinet de conseil fait un webinar demain "Tour de marché des solutions de gestion intégrée". Ça ne pouvait pas mieux tomber, je m’inscris !

 

J'ai bien failli manquer le début du fameux webinar. Jacques, notre DG, s’est énervé parce que la mise en production du projet Twens était repoussée. Le temps de calmer le jeu, je me connecte avec un peu de retard. Le speaker est en train d'annoncer une bonne nouvelle : les heureux participants ont le droit de télécharger une étude comparative réalisée par le cabinet qui passe au crible plusieurs solutions du marché. Je la mets précieusement de côté, je sens qu'elle va à nouveau occuper une partie de ma soirée !

 

La présentation avance, les conseils également : choisir une solution proche de son métier, qui offre en standard les fonctionnalités indispensables, éviter à tout prix les développements spécifiques…  Je lance une question par tchat :  

  • Quel est le critère principal pour nous permettre de choisir le bon partenaire quand on est une société de services gérées par affaires?
  • Merci pour votre question Daniel. Dans une société de services gérée par affaires ou par projets, une solution généraliste risque de vous demander trop de développements spécifiques. Partez sur un éditeur spécialiste de votre métier. Vous trouverez la liste des principaux acteurs du marché dans notre étude.

C'est ce que je pensais : pas de généraliste, mais un spécialiste qui a conçu son logiciel pour notre secteur d’activité. J'ai épluché l'étude de marché. Avant de réunir l’équipe projet, je demande une première démo à chaque éditeur identifié ainsi qu’à un outsider dont j’ai entendu parler sur Linkedin. Ça fait 4 solutions possibles, je pense qu’on a ce qu’il faut pour trouver la nôtre.

 

Après des web-démos, nous faisons une réunion avec l'équipe projet ERP : trois éditeurs sont retenus à l’unanimité et notre appel d'offres part le jour même ! Ensuite, les choses avancent rapidement : deux semaines après la soumission de l'appel d'offres, nous avons déjà reçu des réponses. Du coup, on planifie rapidement une séance de dépouillement et d’analyse des offres. Nous demandons des références client à appeler et une démonstration sur jeu d’essai pour être en mesure de valider la bonne adéquation des solutions proposées avec nos besoins.

 

Finalement, le choix va s’imposer assez naturellement : une solution sort du lot, l’outsider ! Incroyable ! Malgré son manque de notoriété, le progiciel sait automatiser les processus clés - avant-vente et administration des ventes, facturation, comptabilité et trésorerie intégrée, gestion des arrêtés comptables automatisés - et gère tous les aspects liés au suivi du temps et à la planification. Ils ont de prestigieuses références et une très bonne situation financière.

 

Jacques a apprécié sa capacité à gérer le forfait comme la régie même s’il a réalisé (enfin) que tout ne se faisait pas automatiquement ! Tout y est nativement organisé par affaires et même la sous-traitance intra-groupe est gérée. Le Progiciel à l’air facile à utiliser et permet une actualisation et une exploitation des données en temps réels, à distance et directement par ceux qui maitrisent les données. Après une petite conduite du changement, nous allons gagner en productivité et en fiabilité, et ainsi réaliser tous les mois des Fast Closing.

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Cerise sur le gâteau, cet éditeur est aussi intégrateur - un conseil de notre AMOA pour ne pas multiplier les interlocuteurs, ce qui garantit une meilleure efficience du projet. Jacques veut que tout soit opérationnel en moins de six mois… Inutile de dire qu'il nous faut un prestataire, que dis-je, un véritable partenaire capable de bien épauler nos équipes !  Ça s'annonce bien avec cet éditeur. Le commercial m'a rappelé hier pour s'assurer que nous avions bien reçu son contrat.
Bon contact, réactif : tout ce qu'on aime ! Il m'a aussi expliqué certains paramétrages métiers, du coup on a une marge pour personnaliser la solution.

Adjugé et presque vendu avec cet éditeur qui fait l'unanimité. C'est parti pour la phase de négociation. Entre autres, on compte demander une ultime démonstration personnalisée. L’idée d’obtenir l'assentiment de tous ceux qui vont travailler avec la solution chez Archi&Soft s'impose pour réussir cette transformation.

Je croise les doigts, mais si tout se passe bien, notre nouvel ERP va bientôt entrer en scène.

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
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