Histoire de DAF : Ma transformation en entreprise numérique 3/5

Mon DG m'a confié la mission que j’attendais, recenser nos besoins dans l'optique d'équiper Archi&Soft d'une solution de gestion intégrée. Depuis, je n'arrête pas d'y réfléchir, encore ce matin, ça commence dès le petit-déjeuner.

Sur la table, un article du magazine FastClosing m'annonce l'ampleur de la tâche : “37% des projets  d'implémentation d'ERP sont avortés et 50% d’entre eux aboutissent à un dépassement de budget et/ou de délai”, selon un rapport récent. Impensable pour notre PME !

La pression monte…

Comment s'y prendre ? Qui va contribuer en interne au projet et qui a les capacités pour prendre la main? Les problématiques de gestion, ça me concerne. Quel est le délai réaliste pour mener un tel projet ? Et comment budgétiser tout ça ? Toutes ces questions m'accompagnent jusqu'au bureau. C'est décidé, aujourd'hui je trouve le fil conducteur du projet.

Un lot d'emails, de questions et d'urgences plus tard, je reprends l'article de ce matin. Il donne les grandes lignes : un cahier des charges est indispensable pour formaliser les processus, les besoins fonctionnels en découleront. Autre conseil : faire son choix entre une solution généraliste et un ERP "métier". Et surtout : bien impliquer les collaborateurs pour assurer l'adoption du futur outil. Je n'ai pas de mal à le croire quand je pense à notre comptable Ghislaine.

Elle tient à ses méthodes de travail forgées depuis des décennies, du coup pas sûr qu'elle accepte de réapprendre à travailler sur une solution toute neuve. Une vraie conduite du changement s’impose.

Heureusement, je peux en discuter avec Jean-Michel, avec qui j'ai fait une bonne partie de mes études il y a des années. Lui aussi DAF dans une entreprise gérée par affaires, il m'a souvent vanté les prouesses de son nouvel ERP. Nous devons nous retrouver ce soir au dîner trimestriel du Cercle des DAF. Comment son entreprise s'y est prise pour s’équiper ? Son aide sera précieuse.

JM - Oui, le cahier des charges c’est fondamental ! 

Me confirme-t-il en soirée.

     - Fais un recueil minutieux des besoins, service par service. De là, tu as la base pour définir le périmètre fonctionnel raisonnable pour ton entreprise. Il est nécessaire de se concentrer sur les besoins réels et d’anticiper les besoins de l’entreprise pour les cinq prochaines années. Ton futur outil devra savoir facturer des abonnements par exemple. 

D - En parlant budget, si tu avais un ou deux conseils...

JM - Pour maîtriser ton budget, évite au maximum les développements spécifiques. Essaye plutôt d'exploiter les fonctionnalités déjà prévues dans l’ERP en choisissant une solution métier.

D - Comment avez-vous fait pour recenser les besoins ?

JM - On a monté une équipe projet avec le DG comme directeur de projet - mais il faudrait mieux que ce soit toi en tant que DAF “moderne” qui prenne les choses en mains. Je te conseille de recruter une assistante “expérimentée”  pour t’assister dans ce job très chronophage ! Et un de nos contrôleurs de gestion comme chef de projet parce qu'il maîtrise tous les aspects fonctionnels de la boîte. Plus un opérationnel référent dans chaque métier concerné par l'ERP.

D - Ce cahier des charges, ça vous a pris combien de temps ?

JM - Six mois et c'est le hic : trop long. Les collègues impliqués ne pouvaient pas toujours se rendre disponibles et un cahier des charges, ça peut prendre au moins 50% du temps de travail d'un référent ! 

Pas vraiment réaliste avec les priorités du business, on a souvent pris du retard. Si c'était à refaire, je confierais cette partie à un prestataire externe, un Assistant à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA) - c’est leur métier. Avec eux ça va plus vite et c’est mieux fait - et je demanderais juste à l’équipe d'aider au recueil des besoins et à la validation des décisions .

Jean-Michel m'a aidé à y voir clair sur les premières étapes. Pour continuer à avancer, il faut que je voie Benjamin de l’informatique interne. Le service informatique devra bien sûr être impliqué, mais je tâte d'abord le terrain avant de formaliser quoi que ce soit : notre DSI est le concepteur de toutes nos solutions “maison” actuelles…

Dans l'après-midi, je retrouve Benjamin à la machine à café et voici ce qu’il me dit : — “Il faut voir si on achète des licences ou si on souscrit un abonnement, et bien sûr si on doit héberger ou non la solution. Ensuite, dans un déploiement il y a des phases immuables : la phase préparatoire, le paramétrage, la reprise des données, la formation, la mise en production, etc”.

J'aime bien Benjamin : en deux minutes de conversation, il m’a fourni des éléments clés pour le choix d’une nouvelle solution. Je lui demande s'il peut me mettre tout ça dans un e-mail - je n'oublie pas que je vais devoir faire le topo à Jacques, notre DG.

Avant de partir du bureau, je découvre une surprise dans ma boîte mail : Jean-Michel m'envoie son modèle de cahier des charges. À personnaliser bien sûr, mais c’est une bonne base pour se lancer. Dernier conseil : “Faites-vous accompagner par des prestataires externes au maximum. Chacun son métier !“.

Merci Jean-Michel ! La soirée s'annonce studieuse - mais j'ai l'habitude... Je vais passer le document au crible et préparer une présentation qui récapitule tout pour Jacques. L'occasion de prendre ma place de directeur du projet. De quoi, surtout, le convaincre d'entamer pour de bon le projet.

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