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Interview – La reprise de données sous l'œil d'un chef de projet ERP

Retours d'expériences, Reprise de données

La reprise de données vue par un chef de projet SI

Ah, la reprise de données… nul n’y échappe lors d’un projet de changement d’ERP ! Damien Saillant, Chef de projet SI au sein de l’agence d’architecture interdisciplinaire AREP, a accepté de nous livrer son ressenti et de revenir sur cette étape, aussi fastidieuse que réussie.

 

Bonjour Damien. Tout d’abord, dans quel contexte avez-vous décidé de changer d’ERP ?

Chez AREP, nous avons eu deux systèmes, dont un développé en interne. Cela ne pouvait suffire avec l’expansion du groupe. Nous avions de nouveaux besoins, avec une nouvelle organisation… Nous devions donc en changer. Et puisque nous travaillons avec nos clients pendant une quinzaine d’années en moyenne, nous devions récupérer l’intégralité des données de l’histoire d’AREP… depuis 1997, donc !


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Comment s’est déroulée cette phase de reprise de données ?

Nous avons entamé cette partie trois mois avant la mise en production, donc trop tard par rapport à l’ampleur du projet. Nous avions besoin de remonter loin dans les données, et nous ne nous sommes pas investis dans le projet avant de solliciter Akuiteo : nous l’avons découvert ensemble, ce qui nous a fait prendre du retard. Pour la phase de reprise des données, nous avons monté une équipe qui pilotait le projet.

Justement, comment avez-vous procédé ?

Nous avions un référent et un consultant dédié au projet, en plus de deux personnes, en interne : l’une était chargée de développer la récupération des données, l’autre de construire une logique correspondant au format des données arrivant dans l’ERP Akuiteo.

Combien de temps la reprise de données a-t-elle duré ?

Nous avons commencé la reprise de données en avril, et l’avons vraiment terminée en octobre. La durée initialement prévue a doublé, et le prix de la prestation aussi ! Mais nous n’aurions pu réussir sans un consultant. Bénéficier d’un œil expert nous a permis de structurer le projet.

Quelles problématiques avez-vous rencontrées ?

Nous avons sous-estimé l’étape du diagnostic, et l’ampleur du projet. C’est seulement lors de l’arrivée d’Akuiteo sur le projet que nous nous sommes vraiment investis dans celui-ci, en faisant l’analyse et la reprise des données en même temps…

De plus, nous avions tendance à planquer sous le tapis les données qui nous intéressaient le moins. Mauvaise idée : cela a complexifié la reprise des données dans le nouvel ERP, et nous en avions tant, que nous ne savions plus quoi en faire. Nous avons dû tout mettre au bon format, avec la bonne logique, ce qui a représenté des jours et des jours de travail.

L’exercice de traitement des données a été lourd en temps et en complexité, notamment à cause de la longueur des projets. Aujourd’hui encore, nous allons parfois piocher dans notre historique pour retrouver des traces d’affaires datant de 15 ans. Ce n’était donc pas une option ; on a sué un bon coup, mais au moins c’est fait !


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Quels conseils donneriez-vous pour amorcer au mieux la phase de reprise des données ?

D’abord, anticiper, le plus tôt possible ! Personne ne veut investir du temps et de l’argent dans la reprise de données, mais c’est nécessaire. Il ne faut pas penser que cela va être simple parce qu’on connaît son logiciel de gestion. L’investissement est significatif, il ne peut être pris à la légère !

Aussi, il ne faut absolument pas cacher des données. Nous avons fait cette erreur dans nos anciens logiciels de gestion, et cela a rendu la reprise de données particulièrement complexe.

Enfin, il convient de se faire accompagner par des professionnels qui ont le recul, la maturité et l’expertise nécessaire. Sans cela, nous n’aurions sans doute pas réussi !

La reprise de données est ainsi un véritable projet, au cœur d’un autre projet : le changement d’ERP. Un investissement considérable, en temps comme en finances, qu’il convient de ne pas sous-estimer !

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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Product Manager - Akuiteo SAS
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