Les missions de l'équipe projet pour intégrer un ERP

Lorsqu'on décide de refondre son système de gestion, il est essentiel de nommer un chef de projet, de constituer en interne une équipe projet pour intégrer un ERP et de dérouler le processus suivant :

1. Avant de commencer

De nombreuses questions vont se poser :

Faut-il faire un cahier des charges ? Quel est le budget ? Quels types de solutions cherchons-nous ? Une solution spécifique ou une solution du marché ? Best of-breed (une solution par service avec des interfaces pour faire fonctionner le tout) ou une approche gestion intégrée ? Un ERP généraliste ou un ERP « métier » ? Quand faut-il que la nouvelle solution soit opérationnelle ? Souhaitons-nous investir (acquisition de licences) ou de la charge (abonnement SaaS) ? La solution sera-t-elle installée chez nous ou hébergée à l’extérieur ?

Et les questions qu'il faut se poser : 

Comment en faire un projet d’entreprise ? Quels sont les points de souffrance ou de douleur que le nouveau système devra résoudre ? De quels outils allons-nous avoir besoin pour accompagner l’évolution de notre business model et/ou de notre croissance en France et/ou à l’international ?

A-t-on une vision claire et formalisée de tous nos processus de gestion cible ? Comment allons-nous extraire les données de notre système de gestion actuel pour les transférer dans les nouveaux ? Qui va faire quoi dans le futur système ?

2. Alors, quelle équipe projet ?

Vous devez constituer une équipe pluridisciplinaire, représentative et encadrée :

• Un directeur de projet : Directeur Administratif et Financier (DAF) ou Directeur Général (DG).
• Un chef de projet : un responsable AMOA (externe) ou un contrôleur de gestion ou un collaborateur qui maîtrise les aspects techniques et fonctionnels de l’entreprise.
• Des référents métiers - un par service (ex : Marketing, Commerce, administration des ventes, achat, comptabilité…)

Il faut éviter de mettre en référent métier les directeurs de service. Laissez parler les opérationnels, ceux qui travailleront demain tous les jours dans la future solution !

3. Rédiger le cahier des charges

Ne nous mentons pas, la rédaction d’un cahier des charges est indispensable. Service par service, vous devez décrire vos processus de gestion et vos besoins fonctionnels en étant le plus précis possible sur les sujets perçus comme critiques dans votre organisation. Pour chaque processus, essayez de formaliser des jeux d’essai. Cela vous aidera à valider la complétude fonctionnelle des solutions étudiées, et une fois le choix réalisé, d'organiser les journées d’études de cadrage dans de meilleures conditions économiques.

4. Piloter pour faire le bon choix

Que ce soit pour la rédaction du cahier des charges, la sélection des éditeurs de logiciels ou le pilotage du processus de décision collectif (sélection des éditeurs, organisation des démonstrations, sélection des finalistes sur la base de grille d’évaluation…), il est conseillé de faire appel à un conseil externe spécialisé. Pourquoi ?

Parce que souvent, vous n’avez pas le temps ! Priorité Business. De plus, Il connaît le marché et devrait donc vous faire gagner du temps pour identifier les bons candidats.

Dans vos critères de choix, n’oubliez pas d’évaluer le critère Humain et la qualité du service après-vente de votre futur partenaire « gestion ». En dehors des qualités et des défauts du produit que vous allez sélectionner, avez-vous envie de travailler avec ce prestataire sur les cinq prochaines années ?

5. Gérer la mise en œuvre

Une fois le choix effectué, c'est le moment de mettre en œuvre la plateforme de gestion retenue selon un processus immuable : étude de cadrage, paramétrage, reprise des données, formation, recette provisoire (VABF), démarrage en production et recette définitive (VSR).

L’équipe projet interne constituée des futurs utilisateurs référents sera fortement mobilisée sur toutes les phases et pendant toute la durée du projet soit en moyenne entre 6 et 12 mois. La direction de l’entreprise sera régulièrement mobilisée lors de comités de pilotage pour arbitrer et valider les choix opérationnels et financiers.

L’intégrateur assure la maîtrise d’œuvre et vous la maîtrise d’ouvrage. Là aussi, il est conseillé d’externaliser le pilotage de cette maitrise d’ouvrage.

Portez votre vigilance sur la conduite du changement et la reprise des données.

6. Animer l'usage et adapter l'ERP

Le déploiement initial est terminé. Ne démobilisez pas l’équipe projet. Dans le cadre d’un processus d’amélioration continue, les utilisateurs référents qui la composent doivent rester à l'écoute des besoins des utilisateurs pour les assister dans l’usage de la solution logicielle et leur apporter des solutions pour les rendre le plus efficients possible : formation, adaptation du paramétrage, demande d’évolution à l’éditeur.