Un commercial entre dans votre bureau et pose un contrat devant vous. Il annonce fièrement que « Ça y est, l’entreprise Y a enfin signé ». Bravo ! C’est une excellente nouvelle pour votre boîte. Mais, pour l’administration des ventes, le travail est loin d’être fini ! Il ne fait même que commencer…
Ajoutez à l’éventuelle complexité de la commande et de la facturation afférente les mille et un petits imprévus qui vont ralentir la facturation :
- le nom du contact qui n’a pas été correctement renseigné par le commercial ;
- des libellés approximatifs ;
- une erreur dans les modalités de paiement...
Alors, comment éviter de devoir s’y reprendre à plusieurs fois ? En donnant toute son importance à votre toute première saisie de commande dans l’ERP !
1/ Être précis dans la saisie logiciel pour sécuriser la facturation en ligne
Il n’y a pas de mal à rappeler l’évidence : quand vous saisissez une commande dans votre logiciel, la version finale doit refléter très exactement le document qui vous a été fourni. En d’autres termes, le passage d’un format physique à un format dématérialisé dans l’ERP ne doit pas entraîner une perte de données ou un changement des libellés.
Pourquoi ? Parce que c’est la commande qui génère la facture. Or, un client ne paiera jamais une facture dont il ne reconnaît pas le contenu, sans compter qu’une erreur dans la facturation donne rarement une bonne image du sérieux de votre entreprise. Cette première saisie de la commande conditionne donc la génération et le paiement de toute une série de factures. Soignez-la !
2/ Contrôler le devis pour s’assurer d’avoir les bonnes données
Encore faut-il qu’on vous ait fourni les bonnes données initialement… Contrôlez bien le devis saisi dans l’ERP : le commercial ne l’a pas forcément complété avec une rigueur à toute épreuve... Si vous avez un bon ERP devant les yeux, vous n’avez besoin de saisir les informations qu’une seule fois pour qu’elles soient définitivement intégrées au système, alors autant ne pas faire d’erreur la première fois !
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3/ Répondre à des modalités spécifiques de facturation
Toutes les factures ne se ressemblent pas. La saisie de votre première commande pour le client Y doit donc aussi intégrer les modalités de facturation associées. Les prestations sont parfois payées au forfait ou au gré de diverses échéances (par exemple 50 % à la signature puis 50 % à la remise d’un livrable), que des prestations en régie soient prévues, qu’il faille envisager des frais de déplacement, ou encore que la facturation soit récurrente dans le cas d’un abonnement. Ne vous posez pas ces questions trop tard : faites-en une priorité dès la première saisie de commande !
4/ Intégrer la ventilation analytique
C’est un enjeu moins visible, mais tout aussi crucial. Si le projet avec le client Y est complexe, vous aurez besoin de découper votre commande afin de suivre différents axes analytiques définis par l’entreprise. Ce découpage permettra :
- de calculer certains coûts ;
- d’avoir une vision détaillée de chaque activité ;
- de comparer la rentabilité de chaque type de prestation (forfait vs. régie) ;
- mais aussi celle de chacune des phases du projet, s’il en comprend plusieurs.
Chaque ligne de la commande doit donc respecter la structuration analytique de l’entreprise, de façon à ce que les tableaux de bord ainsi remplis permettent de faire facilement du contrôle de gestion.
5/ Anticiper et développer les bons gestes métier... pour gagner du temps sur la facturation
La première saisie de commande est cruciale : faire des efforts aujourd’hui, c’est gagner un temps précieux demain. Le fait de préparer avec soin votre commande et votre échéancier de facturation fluidifiera vos process et réduira à sa plus simple expression le travail nécessaire en fin de semaine ou de mois. Vous n’aurez plus qu’à appuyer sur un bouton pour générer une facturation parfaite qui sera validée sans problème par le client !
Le carnet de commandes est le carburant de toute société commerciale - à condition que la facturation suive. C’est là que vous entrez en scène. Prenez le temps de saisir votre première commande avec toute la précision nécessaire, et simplifiez ainsi l’ensemble du processus de facturation. Une minute investie aujourd’hui, c’est une heure de gagnée demain !
N'oubliez pas de bien effectuer une mise à jour de votre facturation si vos process évoluent, et d'en informer vos clients par e-mail.
À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
