Comment bien choisir son ERP ? Les ingrédients à intégrer !

Vous êtes sur le point d’entamer une grande aventure : doter votre entreprise d’un ERP. Vous avez été désigné pour explorer les solutions disponibles sur le marché et trouver celle qui correspond parfaitement aux besoins de votre organisation ? Le chemin peut sembler complexe, mais pas d'inquiétude ! Comme en cuisine, tout est une question de méthode, de bons ingrédients et de savoir-faire. Voici notre recette pour bien choisir votre ERP et poser les bases d’une gestion performante et pérenne.

Étape n° 1 : trouver les ingrédients parfaits pour votre logiciel ERP

Repérez les ingrédients manquants qui troublent votre gestion

Cette première étape est clé. Elle consiste à identifier les problématiques qui freinent la performance de votre entreprise. Quels sont les obstacles que vous souhaitez lever ? Peut-être des délais de facturation trop longs, un manque de visibilité sur la rentabilité des projets ou encore des outils Excel devenus ingérables.

Comme tout bon chef avant de lancer une recette, vous devez partir d’une analyse précise de vos besoins. Tout ERP n’est pas fait pour vous : l’objectif est de trouver celui qui sera adapté aux spécificités de votre entreprise, de votre métier et de vos processus.

Avec cet exercice, vous pouvez mettre le doigt sur les besoins réels de l’entreprise. À ce stade, impliquez d’ores et déjà vos équipes. Bien que les DAF ou RAF initient souvent cette réflexion, chaque service a son mot à dire. Les utilisateurs sont au cœur de l’action quotidienne et connaissent mieux que quiconque les défis auxquels ils font face. Après tout, la réussite d’une recette dépend de tous ses ingrédients, même les plus discrets !

Pensez également à intégrer les parties prenantes qui disposent d’une vision transversale du projet : DAF, DSI, managers, maison mère, expert-comptable ou prestataires clés. Leur regard permet de mieux cadrer les enjeux, d’anticiper les contraintes et de garantir une vision complète dès le départ.

Hiérarchisez vos besoins : les “must have” et les “nice to have”

Une fois vos besoins identifiés, il est temps de trier. Quels éléments sont indispensables à la réussite de votre projet ERP ? Et lesquels relèvent davantage du confort ou de l’agrément ? Comme un chef en cuisine, il faut savoir doser et éviter d’en faire trop.

Un ERP qui intègre l’essentiel des fonctionnalités dont vous avez besoin évite la dispersion et limite les coûts. Trop de logiciels distincts nécessitent des efforts supplémentaires pour assurer leur compatibilité et leur synchronisation. À la place de solutions unitaires, il est recommandé de vous tourner vers un logiciel répondant à l’ensemble de vos “must have”.

Parmi les fonctionnalités souvent considérées comme prioritaires, on retrouve par exemple la gestion des devis, des contrats et de la facturation, la planification, la centralisation des données, le suivi des temps passés ou encore la gestion des achats. D’autres éléments, comme un portail client intégré, des tableaux de bord personnalisables ou une compatibilité native avec certains outils métiers, peuvent constituer de vrais plus selon votre organisation.

Privilégiez une solution qui couvre vos priorités stratégiques sans vous noyer dans les options. Vous pourriez commencer par cibler une problématique spécifique. Par exemple, la gestion des notes de frais ou la comptabilité avec un outil intégré. Et si votre projet semble trop impactant, nous vous recommandons de procéder par étapes dans le déploiement des fonctionnalités du logiciel choisi.

Étape n° 2 : opter pour un ERP tout-en-un adapté

Vient le temps de sourcer les ERP existants, c'est-à-dire shortlister les logiciels susceptibles de répondre à vos besoins. Plutôt que d’opter pour une multitude d’outils qui risqueraient de complexifier votre gestion, privilégiez une solution intégrée capable de répondre aux spécificités de votre métier, dès le départ.

Pour affiner votre recherche, vous pouvez :

• interroger votre réseau de confrères et de connaissances du même secteur d’activité que vous pour connaître les solutions qu’ils utilisent et leur retour d’expérience ;
• explorer des comparateurs en ligne comme Celge ou Appvizer, par exemple, qui répertorient tous les logiciels disponibles en fonction de la taille et du métier de votre entreprise ;
• faire appel à un AMOA pour vous accompagner dans le choix de la solution la plus adaptée à votre organisation.

Si le projet semble trop impactant d’un seul coup, sachez qu’il est possible d’adopter une approche progressive en déployant les fonctionnalités par étapes. Cette stratégie permet d’assurer une transition plus fluide et une adoption facilitée par les équipes.

Testez, goûtez, évaluez…

Pour bien choisir votre ERP, définissez clairement les ingrédients de votre recette. Assistez aux démonstrations des éditeurs et demandez-vous :

• Quelle couverture fonctionnelle présentent-ils ?
• Quelle est l'ergonomie proposée par l’ERP suivant les supports (ordinateur, mobile, tablette) et les profils utilisateurs (consultant, ADV, DAF, etc.) ?
• L’outil est-il suffisamment intuitif pour favoriser son adoption par les équipes ?
• Les utilisateurs clés peuvent-ils se projeter facilement dans leurs usages quotidiens ?

L’occasion de vous inspirer, d’avancer dans votre réflexion et de faire émerger des besoins que vous n’aviez pas déjà identifiés !

Étape n° 3 : construire une recette précise avec un cahier des charges ERP

L’intérêt du cahier des charges ? L’éditeur doit répondre à chacune des demandes formulées, point par point. Exigez des réponses claires en termes de faisabilité : fonctionnalité native de l’ERP ou besoin de développement spécifique, paramétrage simple ou expert, etc. Enfin, vous pouvez annexer la réponse à ce cahier des charges au contrat ERP pour éviter toute déconvenue lors du déploiement du projet.

En bref, le cahier des charges est la colonne vertébrale de votre projet ERP. Décrivez-y vos attentes, vos processus actuels et vos objectifs futurs. Il permet de cadrer le projet, de comparer les solutions sur des critères objectifs et d’anticiper les besoins futurs, au-delà des fonctionnalités indispensables au démarrage.

Chez Akuiteo, nous proposons un modèle prêt à l’emploi pour simplifier cette étape. N’hésitez pas à le télécharger pour gagner en efficacité !

Étape n° 4 : faire une dégustation test de l'ERP

Choisissez l’ERP qui fait l’unanimité

À ce stade, vous avez réduit vos options à une liste d’éditeurs, généralistes et/ou spécialisés métier. Il est temps de leur demander de prouver la pertinence de leurs solutions en conditions réelles. Proposez-leur un scénario de démonstration opérationnel et observez lequel sort du lot.

C’est un peu comme cuisiner un plat avec une recette différente à chaque fois et choisir la plus réussie… Vous pourrez ainsi comparer les prestations à partir d’un référentiel commun, directement appliqué à votre métier.

Impliquez les utilisateurs clés dans l’évaluation

À l’image d’un chef qui prend l’avis de sa brigade avant d’adopter une nouvelle recette, les utilisateurs, futurs ambassadeurs du projet, doivent être impliqués dans l’évaluation des différentes solutions. Leur retour est précieux pour vérifier que les fonctionnalités proposées répondent réellement aux besoins du terrain, que l’outil est facile à prendre en main et qu’il ne génère pas de freins à l’adoption.

Cette implication permet de créer une dynamique d’adhésion autour du projet ERP et de poser les fondations d’une collaboration fluide entre toutes les parties prenantes : salariés, managers, décisionnaires et prestataires.

Vérifiez l’avis des autres chefs

Il est essentiel de demander à des clients de la solution leur avis sur son déploiement, ses fonctionnalités, le respect des délais, des chiffrages, etc. Contactez les entreprises utilisant déjà le logiciel pressenti, si possible de la même taille que la vôtre et partageant votre métier, afin de vous assurer qu’ils sont satisfaits de leur logiciel.

Étape n° 5 : confirmer et contractualiser

Assurez-vous d’avoir suivi la bonne recette

L’engagement avec un éditeur ERP est un partenariat de long terme. Il est donc normal que vous lui demandiez ce que réserve l’avenir ! Où va le produit ? Quels sont les futurs développements envisagés ?

L’éditeur ne pourra pas s’engager sur les évolutions qui auront lieu dans dix ans, mais il devrait être capable de vous donner une vision sur une ou deux années. Cette planification vous permet de vous assurer que votre ERP est une solution durable et qui évolue en fonction des besoins de ses utilisateurs.

Nommez un chef de projet dédié

Un projet ERP, c’est un peu comme une cuisine en plein service : sans chef pour coordonner les opérations, le risque de chaos est élevé. Avant d’entrer dans la phase de déploiement, la nomination d’un chef de projet dédié permet de sécuriser la suite du projet.

Ce chef d’orchestre aura plusieurs missions :

• planifier les étapes et structurer les différentes phases du projet ;
• coordonner les équipes internes et les prestataires externes ;
• superviser l’avancement et assurer le respect des délais ;
• gérer les imprévus et proposer des ajustements, si nécessaire.

Un bon chef de projet parvient à rassembler toutes les parties prenantes autour d’une vision commune, tout en s’assurant que chaque étape avance dans la bonne direction.

Préparez la conduite du changement

Adopter un nouvel ERP, c’est introduire de nouvelles habitudes de travail. Même avec la meilleure solution, il faut un temps d’adaptation pour que les équipes s’approprient l’outil et en perçoivent les bénéfices. Une transition bien préparée permet d’éviter les résistances et de favoriser une adoption durable.

Pour garantir une transition en douceur, pensez à :

• mettre en place un plan de communication clair et progressif pour expliquer les bénéfices de la solution ;
• former les équipes dès les premières phases de test afin qu’elles se sentent à l’aise avec le nouvel outil ;
• désigner des référents internes qui accompagneront leurs collègues et favoriseront l’adoption ;
• recueillir régulièrement des retours d’expérience pour ajuster l’accompagnement en fonction des besoins.

Une conduite du changement bien orchestrée garantit une mise en production plus fluide et une acceptation naturelle de l’ERP par l’ensemble des collaborateurs. Pour renforcer cette démarche, vous pouvez aussi vous faire accompagner par un consultant en conduite du changement.

Évaluez le coût de la recette

Les tarifs d’un logiciel de gestion sont composés de trois éléments :

• le projet de déploiement ;
• la licence du logiciel ;
• la maintenance du logiciel.

Notez que les prestations d'accompagnement varient d'un éditeur ou intégrateur à l'autre, ce qui explique les différences de prix, parfois importantes. Pour le projet de déploiement, examinez attentivement ce qui est inclus : formation des utilisateurs, paramétrage de la solution, reprise des données existantes, personnalisation des processus, accompagnement au changement, etc.

Concernant la licence, certains éditeurs proposent différents niveaux d'accès avec des tarifications adaptées aux profils utilisateurs : consultation simple, saisie, administration, etc.

Enfin, la maintenance peut couvrir des services variables : le support technique bien sûr, mais aussi les mises à jour, l'hébergement des données, la sauvegarde, ou encore l'évolution fonctionnelle de la solution. En général, son prix peut être calculé en pourcentage de la licence ou selon le nombre d'utilisateurs.

Pour une gestion aux petits oignons…

Dernière étape de votre recette, la sélection et la contractualisation avec l'éditeur qui vous apporte les meilleures garanties de réussite pour votre projet ERP. Une fois votre choix réalisé, place au déploiement de votre logiciel, un peu comme la touche finale d’un plat qui se prépare à être dégusté sur la table !

Choisir un ERP ne revient pas à ajouter n’importe quel ingrédient au hasard. Tout l’intérêt d’une solution de gestion réside dans son alignement avec la maturité de votre entreprise, vos objectifs et les usages de vos collaborateurs. Comme une recette que l’on affine avant de la servir, votre projet ERP demandera méthode, implication et collaboration pour révéler tout son potentiel.