La recette d’un projet ERP réussi : tous les ingrédients du succès

Certaines entreprises se lancent dans un projet ERP sans préparation, comme si on commençait à cuisiner sans lire la recette. Et pourtant, la mise en place d’un projet ERP est loin d’être une simple formalité… À l’image d’une pizza parfaite, la réussite d’un projet ERP repose sur des bases solides, des étapes méthodiques et des ingrédients soigneusement choisis. Prêts à découvrir notre recette à succès ? Suivez le guide en 5 étapes clés pour lancer votre projet ERP comme une chef !

🎥 Découvrez la recette pour réussir votre projet ERP en vidéo ! 

Étape n° 1 : poser les bases de votre projet ERP et définir vos besoins avec précision

Vous ne commenceriez pas à préparer une pizza sans savoir ce que vous voulez mettre dessus, n’est-ce pas ? Alors comme tout bon chef, vous devez débuter par une analyse minutieuse des besoins. Tout ERP n'est pas fait pour vous : l’idéal est de trouver celui qui sera adapté aux spécificités de votre entreprise et de votre métier.

Impliquer vos équipes est l’une des étapes clés. Elles sont au cœur de l’action quotidienne et connaissent mieux que quiconque les défis auxquels elles font face. Cette phase passe par une écoute attentive pour cerner les fonctionnalités de base qui sont prioritaires. Par exemple, la gestion des achats, la planification et la facturation sont des incontournables.

Pensez aussi à faire appel à des prestataires (expert comptable), à votre maison mère, ou intégrer le DAF ou le DSI dans votre équipe. L'intérêt ? Garantir une vision transversale des enjeux.

Étape n° 2 : impliquer les utilisateurs clés pour favoriser l’adhésion

À l’image d’un chef qui prend l’avis de sa brigade avant d’adopter une nouvelle recette, les utilisateurs, futurs ambassadeurs du projet, doivent être impliqués dans l’évaluation des différentes solutions. Leur retour est précieux ! Ils sont les mieux placés pour vérifier que les fonctionnalités proposées répondent réellement aux besoins du terrain, s’assurer que l’outil est intuitif et facile à prendre en main, et signaler d’éventuels freins à l’adoption.

Pour garantir une vision complète et impartiale, pensez à solliciter un consultant en conduite du changement. Son regard extérieur permet d’identifier les leviers d’adhésion et de poser des bases solides pour une transition en douceur.

Cette étape vise à créer une dynamique d’adhésion autour du projet ERP et poser les fondations d’une collaboration fluide entre toutes les parties prenantes (salariés, managers, décisionnaires…).

Étape n° 3 : nommer un chef de projet dédié

Un projet ERP, c’est un peu comme une cuisine en plein service : sans chef pour coordonner les opérations, le risque de chaos est élevé. C’est pourquoi la nomination d’un chef de projet dédié est une étape indispensable.

Ce chef d’orchestre aura plusieurs missions :

• planifier les étapes et structurer les différentes phases du projet ;
• coordonner les équipes internes et les prestataires externes ;
• superviser l’avancement et assurer le respect des délais ;
• gérer les imprévus et proposer des ajustements, si nécessaire.

Un bon chef de projet, c’est celui qui parvient à rassembler toutes les parties prenantes autour d’une vision commune, tout en s’assurant que chaque étape avance dans la bonne direction.

Étape n° 4 : faciliter la conduite du changement pour une adoption réussie

Une fois votre chef de projet désigné, place à la conduite du changement ! Adopter un nouvel ERP c’est comme introduire une nouvelle carte dans un restaurant : même avec les meilleurs plats, il faut un temps d’adaptation pour que l’équipe en cuisine maîtrise les recettes et que les clients adoptent les nouvelles saveurs. Une transition bien préparée évite les résistances.

Voici quelques conseils pour garantir une transition en douceur :

• mettre en place un plan de communication clair et progressif pour expliquer les bénéfices de la solution ;
• former les équipes dès les premières phases de test afin qu’elles se sentent à l’aise avec le nouvel outil ;
• désigner des référents internes qui accompagneront leurs collègues et favoriseront l’adoption ;
• recueillir régulièrement des retours d’expérience pour ajuster l’accompagnement en fonction des besoins.

Une conduite du changement bien orchestrée garantit une mise en production plus fluide et une acceptation naturelle de l’ERP par l’ensemble des collaborateurs, pour une transition réussie et une amélioration durable des processus.

Étape n° 5 : identifier les indispensables et anticiper les besoins futurs

Faut-il ajouter n’importe quel ingrédient au hasard ou faut-il prendre le temps de choisir les meilleurs produits ? Quelle méthode assurera la saveur parfaite de votre pizza ? En tout cas pour un ERP performant la réponse est simple : son équilibre repose sur l’alignement entre éléments indispensables et options personnalisées.

Afin de cadrer votre projet ERP et d’assurer une sélection efficace, la rédaction d’un cahier des charges est une étape incontournable. Ce document structure vos attentes et facilite la comparaison des solutions sur des critères objectifs. On y retrouve généralement des fonctionnalités clés et des éléments bonus, selon vos propres ambitions.

Par exemple :

• la gestion des devis, des contrats et de la facturation (✅ indispensable) ;
• un module de planification pour optimiser vos ressources (✅ indispensable) ;
• une base de données unique qui centralise vos informations (✅ indispensable) ;
• la gestion des temps passés pour suivre précisément vos projets (✅ indispensable) ;
• un portail client intégré (👍 mieux si inclus) ;
• des tableaux de bord et indicateurs personnalisables (👍 mieux si inclus) ;
• une compatibilité native avec d’autres outils métiers – CRM, comptabilité, paie… (👍 mieux si inclus).

Adopter un ERP, ce n'est pas comme acheter au hasard un produit dans les rayons d'un supermarché. Tout l'intérêt d'une solution de gestion réside dans la maturité de votre entreprise et dans la personnalisation destinée à vos collaborateurs. Comme une pâte à pizza qu’on laisse reposer, votre projet ERP demandera patience, implication et collaboration pour arriver à maturation.