Reconnaissance du revenu à l'avancement : défis structurels

Adaptez votre mode de reconnaissance à vos prestations

Votre entreprise propose une gamme variée de prestations ou de produits ? Votre commissaire aux comptes doit donc mettre en place différents modes de reconnaissance pour chacun d’eux.

Par exemple, il n'est pas rare de devoir faire cohabiter chez un expert-comptable : l'avancement pour les prestations, l'achèvement pour la gestion des bulletins de paie ou le prorata appliqué pour les abonnements.

La méthode de reconnaissance doit être définie en prenant en compte les spécificités de chaque service ou produit : vous n'avez d'autre choix que d'opter pour la solution qui correspond au mieux à la réalité de vos affaires.

La cohabitation des modes de reconnaissance : quels obstacles ?

Ces différents modes de reconnaissance représentent un défi majeur : leur cohabitation. Ils peuvent rapidement devenir problématiques pour votre directeur financier lors de la clôture comptable.

Si la saisie des informations se fait manuellement au sein de votre entreprise, il devra recueillir les données nécessaires auprès de chaque service : la gestion commerciale (facturation), le retail (planning), les outils de suivi (temps passé), etc.

Tâche de fin d’exercice classique, bien que chronophage… même lorsqu'un seul mode de reconnaissance est utilisé.

Quels sont les risques liés à la gestion comptable multi-outils ?

Dans le cadre de la cohabitation de différents modes de reconnaissance, le travail du DAF se complexifie. Il devra multiplier la saisie des informations recueillies dans l'outil comptable dédié.

Lorsque différents modes de reconnaissance cohabitent, avec un outil différent pour chacune d’elles, cette tâche peut vite tourner au calvaire. Le DAF doit donc :

• jongler entre plusieurs logiciels ;
• consolider les données provenant de différentes sources ;
• s'assurer que les chiffres reflètent fidèlement la réalité financière de l'entreprise.

Calculez le reste à faire de manière efficace

L'une des spécificités de la reconnaissance à l'avancement, c’est son obligation à calculer de manière précise et surveillée le reste à faire. Ce calcul est crucial pour l'estimation de l'avancement réel de vos projets, mais pas que ! Il permet aussi de prévoir les revenus futurs avec fiabilité.

Pour parvenir à un calcul précis du reste à faire, la mise en place d’outils et de processus efficaces pour collecter les données est essentielle. Il peut s’agir de données concernant :

• le temps passé sur les différentes tâches, 
• les ressources utilisées, 
• les coûts engagés, etc.

Disposer d'une donnée fiable à 100 % est une exigence incontournable. Comment vous en assurer ? Avec un outil centralisant l'ensemble des données du projet ! Grâce à ses fonctionnalités, il permet de répondre à cette nécessité en fournissant une source unique et cohérente d'informations pour l'ensemble des parties prenantes.

Optimisez la transmission d'informations clés au DAF

Techniquement, pour réaliser votre reconnaissance de revenu à l'avancement, un flux d'informations important (en termes de quantité et diversité) est nécessaire. En pratique, les comptables se trouvent souvent en bout de chaîne. Ils dépendent des chefs de projets qui suivent l'avancement des activités, le rendement effectif, les charges dépensées et le temps passé par leurs collaborateurs.

Ce n’est qu’à la fin de ce processus que le DAF peut effectuer son travail de manière adéquate. Cependant, si votre reconnaissance de CA se conclut par la nécessité de générer des écritures comptables pour constater les factures à établir (FAE) ou les produits constatés d'avance (PCA), c’est à lui de les justifier. Il doit donc repartir à la pêche à l’information, parfois même jusqu’à la saisie des temps.

Afin de garantir une remontée d'informations efficace au DAF, c’est toute une chaîne d’échanges réguliers qui est à mettre en place : entre le pôle opérationnel, les chefs de projet, les consultants et le département financier. Il s'agit d’informations concernant :

• les mises à jour des plannings ;
• les écarts constatés entre les prévisions et les données réelles ;
• toute autre donnée nécessaire au calcul du reste à faire et, par conséquent, à l'avancement du projet.

Pour que ces informations soient fiables, il est primordial que le planning et les déclarations soient constamment mis à jour. Cela implique que tous les acteurs impliqués effectuent leurs saisies correctement dans l'outil dédié, en respectant des délais stricts (par exemple, J+2 après la fin du mois). Les temps prévus au planning qui n'ont pas été réalisés, par exemple en cas de maladie, nécessitant un ajustement temporel, doivent donc être remontés.

En bref, une mise à jour régulière du planning est indispensable pour refléter avec précision l'avancement du projet.

Mêlez reconnaissance de revenu à l’avancement et ERP

Pour faire face aux défis de la reconnaissance de revenu à l’avancement, l'utilisation d'un progiciel intégré, comme un ERP, est une solution incontournable pour faciliter la tâche du DAF lors de sa clôture comptable.

Et pour cause, l'ERP permet la remontée automatique des informations, qui sont alors centralisées sur un seul outil. Cette centralisation des données offre de nombreux avantages, notamment une vue actualisée de l'état financier de l'entreprise.

Autre avantage : l'automatisation du calcul du reste à faire dans l'ERP ! Il permet au DAF d'obtenir facilement et rapidement une reconnaissance du CA : il lui suffit d'appuyer sur un bouton pour effectuer une mission autrefois complexe et chronophage.

Pour une reconnaissance de chiffre d'affaires réussie, une approche structurée et une coordination efficace entre les acteurs sont indispensables. Grâce à de bonnes pratiques et à des outils adaptés, le processus peut être optimisé, garantissant ainsi une gestion financière précise et performante. Alors, une solution ERP : ça vous intéresse ?