ERP et société de service : les enjeux des méthodes de reconnaissance du CA

Le domaine des services est le secteur le plus affecté par les différences entre la production et la facturation. Si le secteur de la fabrication de biens implique un lien plus direct, une corrélation plus immédiate et concrète entre la production et la facturation, le domaine des services nécessite une gestion financière plus complexe. En effet, certaines phases de travail aboutissant à la production d'un service ne donnent pas lieu à une production immédiate, ou directement quantifiable.

Il convient toutefois d'intégrer ces phases dans le calcul du chiffre d'affaires final. C'est tout l'enjeu du choix de la méthode de reconnaissance du chiffre d'affaires pour une entreprise de services. Choisir des méthodes de reconnaissance du CA adaptées à chaque prestation proposée dans le cadre de son activité, c'est se doter des outils indispensables au bon pilotage financier de sa société de services – et ce, qu’il s’agisse d’un bureau d’études, d’une société éditrice de logiciels, etc. Autrement dit, il faut savoir faire rimer ERP et société de service !

Méthodes de facturation et reconnaissance du CA, deux problématiques bien distinctes

Il convient tout d'abord d'écarter une ambiguïté souvent source de confusion. Les différents modes de facturation et les différentes méthodes de reconnaissance du CA constituent deux éléments bien distincts d'une gestion financière efficace. Si une cohérence générale de gestion implique de réfléchir parallèlement à ces deux problématiques, elles ne sont pas forcément liées, et les techniques et méthodes qui y répondent sont totalement différentes.

Les différents modes de facturation

Parmi les modes de facturation, on parle notamment de...

La régie

Ce mode consiste à facturer de façon simple chaque heure ou jour de prestation fournie dans le cadre d'un contrat précis signé. Cette simplicité (un jour travaillé correspondant à un jour facturé) offre une parfaite visibilité financière et une garantie de marge pour la société de service.

Le forfait

Il s'agit ici d'un mode qui consiste à facturer à un client un montant forfaitaire global, fruit d'une évaluation et d'une négociation préalable, et ce, même si la société de service y passe un temps plus important.

Le client conserve la main sur le prix final, mais le risque de mauvaise évaluation en amont implique la possibilité de marges faibles voire négatives. C'est une technique plus délicate pour le prestataire de service.

L'abonnement

Ce mode de facturation implique que le client, faisant confiance à une société de service, s'acquitte auprès d'elle d'un abonnement, généralement mensuel, lui permettant d'avoir recours à ses prestations sans surcoût lorsqu'il en a besoin. C'est une méthode de facturation qui offre une excellente visibilité au client comme à la société de service.

Toutefois, cette dernière doit gérer une phase de transition délicate lorsqu'elle opte pour la facturation à l'abonnement. Les montants que la société percevait initialement en une fois (ou en plusieurs fois) sont alors perçus de manière étalée dans le temps. Ceci nécessite alors une gestion de la trésorerie encore plus rigoureuse.

Les différentes méthodes de reconnaissance du CA

Au-delà des modes de facturation, les méthodes de reconnaissance du CA vont guider le rythme avec lequel la société va percevoir le revenu. Typiquement, on distingue :

Comptabilisation à l'achèvement

Celle-ci consiste à ne comptabiliser le chiffre d'affaires que lorsque les prestations sont facturables, que l’on soit à la fin du projet ou à des jalons de facturation intermédiaires. Cette méthode de reconnaissance, qui s'avère assez prudente, n'est toutefois pas privilégiée par les professionnels du secteur, car elle donne une vision momentanément faussée des performances de la société. De plus, pour être facturables (donc pour reconnaître le CA), les étapes doivent être validées par le client alors que les coûts, eux, n’attendent pas la validation du client.

Comptabilisation du CA à l'avancement

Cette méthode de reconnaissance consiste à comptabiliser le CA, ainsi que la marge associée, au fur et à mesure du déroulement de la production, et ce, indépendamment de la façon dont est facturé le projet.

Comptabilisation au prorata temporis

Cette méthode consiste à enregistrer le chiffre d'affaires au compte de résultat, en fonction de la période couverte par la prestation.

Un plébiscite pour la méthode de reconnaissance à l'avancement

S'il convient de choisir une méthode de reconnaissance du CA adaptée à chaque prestation, la méthode de comptabilisation à l'avancement connaît un véritable engouement pour les projets au forfait. Celle-ci permet de linéariser l'enregistrement du CA, offrant une visibilité plus précise des marges et de la performance de l'entreprise.

Cette méthode offre également une variante plus sécurisée, dite à l'avancement réel, par opposition à l'avancement « théorique ». Cette déclinaison permet d'atteindre 100 % du CA reconnu, une fois la prestation réellement terminée. C’est-à-dire quand le reste à faire sera nul et qu’aucun coût ne restera à engager. Cela évite l'augmentation exponentielle des charges (donc la chute des marges) lorsque le budget de jours est consommé et que tout le CA est déjà reconnu. Grâce à cette variante, la comptabilisation du CA est plus lente mais plus sûre.

Quelle que soit la méthode de reconnaissance du CA envisagée, son application optimale implique de disposer d'un système d’information moderne et performant. Il est notamment primordial de disposer d'une solution ERP spécialisée pour les sociétés de service, capable de calculer toutes les FAE et les PCA, puis de les enregistrer automatiquement en comptabilité. Les opérationnels doivent bénéficier de tableaux de bords modernes, mis à jour en temps réel et dotés de la capacité Drill Down, permettant le zoom et l'analyse en profondeur des données.

Faire évoluer des méthodes de reconnaissance du CA, pour une société de service, revêt donc des enjeux primordiaux d'optimisation de sa gestion commerciale et financière. La capacité à s'affranchir de la « facturabilité » des dossiers, l'agilité, la réactivité de l'entreprise sont des notions directement corrélées au choix de la méthode de reconnaissance du CA. Choisir un ERP adapté aux sociétés de services s’avère alors crucial...

Dans un secteur aujourd'hui mondialisé, particulièrement concurrentiel, boosté et transformé par l'avènement du web, une société de services se développe grâce au bon système d’information. Il est indispensable d’opter pour l’un des logiciels ERP du marché qui inclut les méthodes et les outils de gestion intégrée les plus performants.

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