Vous avez choisi votre solution de gestion ? Alors vous voilà prêt à franchir une étape clé pour votre entreprise : le déploiement de votre ERP ! Un projet ERP, c’est comme un grand repas de famille… Il faut bien s’organiser, choisir les bons ingrédients et suivre la recette à la lettre pour garantir un résultat savoureux.
Le déploiement de la solution peut être long – suivant le périmètre fonctionnel choisi – comptez en moyenne 8 à 9 mois pour une entreprise de 250 collaborateurs. Mais pas de panique, chez Akuiteo nous avons la bonne recette, du dressage de la table à la dégustation. Elle contient trois ingrédients : une équipe projet dédiée, des objectifs clairs et une direction impliquée.
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1 - La phase d’études : préparer son service
L’étude de cadrage, l’art de planifier un dîner mémorable
Lors de cette première étape, vous devrez définir les attentes, les besoins et les objectifs de votre ERP, un peu comme un chef sélectionnant son menu en fonction des convives…
Avant de vous lancer dans la préparation, il faut tout planifier. La phase d'études permet d’anticiper chaque étape. Cette planification est primordiale pour garantir que tout se passe sans accroc et que chaque acteur du projet ERP sache exactement quoi faire et à quel moment.
Pour mener à bien cette phase, réunissez la bonne brigade. Votre équipe inclut nos consultants Akuiteo, l’équipe projet interne, ainsi que les référents fonctionnels et techniques. Ensuite, vous établissez un kick-off permettant d’établir un premier contact et la phase de cadrage peut démarrer. Celle-ci a pour but de répondre au contexte client tout en s’appuyant sur le dossier de qualification, véritable livre de recettes de votre entreprise.
Ce document détaille vos processus actuels et votre fonctionnement interne. Son but ? Donner les bonnes informations pour que notre équipe puisse préparer le paramétrage de votre futur ERP.
Le paramétrage de l’ERP, sortir les ustensiles et bien choisir son menu
Avant de commencer à cuisiner, installez tout le matériel et préparez les bons ingrédients, puis place à l’action !
À l'issue de l'étude de cadrage, notre consultant vous remet un compte-rendu que vous devez valider pour initier l'installation de l'ERP et des modules choisis. Cette étape est indispensable puisqu’elle vous permet de préparer tous les modules nécessaires au bon déploiement de votre ERP – comme un chef sélectionnant ses ustensiles et ses ingrédients en fonction des goûts de ses convives.
Vous serez là encore amené à valider cette étape, en émargeant le PV d'installation.
Une fois les ingrédients réunis, vous pouvez passer à l’étape suivante : l’installation des bases du plat. Ici, nous vous accompagnons pour valider le processus en signant le « compte-rendu d'installation ». À partir de là, notre consultant vous guide pas à pas pour le paramétrage de votre ERP. Par la suite, l’objectif est de vous laisser la main et vous rendre le plus autonome possible quant au maniement de l'outil. Bien entendu, notre consultant vous assiste au quotidien !
2 - La phase de déploiement : passer en cuisine, suivre la recette et assembler les plats
L’extraction des données, comment trier et préparer ses ingrédients
Passage en cuisine. Comme un chef triant ses aliments, vous devez extraire, nettoyer et intégrer vos informations dans l’ERP.
Il s’agit de la phase la plus complexe et délicate. Et pour cause, elle inclut :
- l’inventaire des données ;
- la vérification des sources ;
- l’exportation et l’importation des données ;
- le contrôle des données récupérées.
Ici, il s’agit de dresser la table pour accueillir tous les invités et de réfléchir à leur placement en fonction de leurs affinités… Et parfois, ça peut être un vrai casse-tête ! C’est pourquoi il est primordial de commencer cette étape le plus tôt possible, afin d'éviter tout retard dans le déploiement.
La formation des utilisateurs clés, former les chefs et les commis
Une bonne équipe en cuisine est la clé ! Formez les chefs et commis (vos principaux utilisateurs) pour qu’ils maîtrisent la recette.
Pour réussir un projet ERP, il n’est pas question de se passer de formations ! Sans une bonne préparation, rien ne se passe comme prévu. Voici les objectifs clés à atteindre lors de cette phase :
- faciliter la prise en main de l’outil avant sa mise en production – un peu comme quand vous faites une recette pour la deuxième fois, la première fois est toujours moins évidente ;
- accompagner les utilisateurs référents – comme le sommelier qui guide les invités pour marier chaque plat avec le vin parfait ;
- garantir une adoption sans heurt de l’outil – comme lorsqu’on organise un dîner, l’objectif est que tout le monde se régale !
Cependant, n’oubliez pas que la formation des utilisateurs finaux est de votre ressort, soyez ce chef qui transmet son savoir faire à ses commis avant le service.
Le recettage fonctionnel, goûter et ajuster l'assaisonnement
Avant d’envoyer un plat en salle, tout bon chef goûte pour s’assurer qu’il est parfait. Alors testez votre ERP et vérifiez que tout fonctionne comme prévu, avant sa mise en production.
Le processus de recettage fonctionnel de la solution se déroule en plusieurs étapes. Ce processus s’étale généralement sur 2 périodes de 2 mois, afin de tester chaque aspect de la solution. L’objectif ? Vous assurez qu’il est parfait pour le grand service.
Une Vérification d’Aptitude au Bon Fonctionnement (VABF) est ensuite envoyée 3 semaines à 1 mois avant la mise en production. C’est un peu comme l’ultime dégustation d’un plat avant qu’il ne soit servi aux invités. Cette étape intervient environ 3 à 4 semaines avant la mise en production.
Il s’agit d’un document cadré, dans lequel on rappelle au client : le périmètre, la version et la synthèse du contrat. Le VABF doit être retourné signé par le client pour amorcer les étapes suivantes.
3 - La phase de démarrage : servir et déguster
La mise en production, envoyer les plats et servir les convives
Le grand moment est arrivé : le repas est servi ! L’ERP entre en production alors tout doit être fluide, sans accroc…
Votre nouvel outil est maintenant prêt à être utilisé, il est temps pour votre équipe de commencer à se familiariser avec l’ERP. Cette étape marque le début de l’intégration complète, tous vos plats sont presque prêts à être servis, il ne manque plus qu’un dernier check-up. Vous allez recevoir la Vérification de Service Régulier (VSR) un document qui signifie que la phase d’intégration est terminée et que l’ensemble du périmètre a été mis en production.
L’assistance au démarrage, s’assurer que tout le monde se régale et ajuster si besoin
Soyez à l’écoute des retours de vos convives, ajustez si nécessaire et assurez-vous que l’expérience soit une véritable réussite.
Vos équipes commencent à utiliser l’outil au quotidien et Akuiteo est là pour assurer l’assistance au démarrage. Vous avez une question ? Un ajustement à faire ? Notre consultant est présent pour garantir un déploiement réussi. Son rôle est aussi de permettre de lever les éventuelles résistances au changement.
Après cette mise en route, votre équipe projet et notre consultant se retrouvent pour faire le point sur les objectifs initiaux. L’objectif est d'assurer que tout est en place pour la réussite du projet, à l’image d’un repas parfaitement orchestré.
Déployer un ERP, c’est comme concocter un festin pour une grande tablée. Il faut du temps, de l’organisation et des ingrédients de qualité pour obtenir un plat qui met tout le monde d’accord. Grâce à un accompagnement expert et une méthode éprouvée, chaque étape du déploiement devient plus fluide, comme un service en cuisine bien huilé. Alors, vous êtes prêt à passer en cuisine ?
À propos de l'auteur :
Par Jean-baptiste Sachot
Ambassadeur et conférencier chez Akuiteo SAS
