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3 clés d'une bonne gestion des collaborateurs en entreprise de service

Gestion d'entreprise

"Je suis DAF dans une société de service et parfois je l’avoue, je me sens seul !" 
On compatit et même si nous n’avons pas la solution miracle, voici quelques règles simples à suivre. Elles sont issues du terrain, donc pragmatiques et applicables rapidement.

Mais avant toute chose, sortez de votre bureau et retroussez-vous les manches. Allez discuter et rencontrer les opérationnels qui sont au contact du client. Renouez avec la vraie vie en quelque sorte…
Vos choix seront mieux acceptés s’ils sont applicables !

 

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La saisie des temps passés et des notes de frais par affaire n'est pas une option !

Le BOARD de votre entreprise vous demande de sécuriser et fiabiliser la facturation, le chiffre d'affaires, la trésorerie (rien que ça) et cerise sur le gâteau :  calculer les en-cours en phase d'arrêté. Pour ce faire, vous devez mettre en place une règle de gestion non négociable : les temps passés doivent être déclarés par tous les collaborateurs sans exception.

Qu’on se le dise, le bon rythme de saisie est hebdomadaire ! Saisir à la louche en fin de mois cela revient à expliquer à la police ce que vous avez fait dans la nuit du 16 au 17 avril 1986. Pas très fiable…

Ne faites pas le travail à la place des chargés d’affaires ! Mettez-vous bien en tête que ceux qui sont sur le terrain sont ceux qui savent. Laissez-leur contrôler, réaffecter analytiquement et statuer sur le caractère "facturable" des temps passés. Vous pourrez vous contenter de les relancer pour qu’ils le fassent avant la fin du mois.

 Pour les notes de frais, le bon rythme de saisie est mensuel. Là aussi, personne ne doit  déroger à cette règle, à fortiori lorsqu'ils sont refacturables aux clients.

Bizarrement, on constate souvent qu'il y a peu de retard dans la saisie des notes de frais. En revanche pour les temps passés, c'est souvent plus compliqué ! Le collaborateur serait-il plus attentif à ses deniers personnels qu’à la gestion de l’entreprise ? 

Pour corriger cette déviance, vous pouvez par exemple interdire la saisie d'une dépense en l'absence de temps passés sur la journée correspondante ou bloquer le remboursement de la note de frais tant que la saisie des temps passés est incomplète. C’est coercitif, mais redoutablement efficace.

Compétences et plan de charge : sortez du brouillard !

Avez-vous déjà conduit une voiture en plein brouillard ? Pas facile de voir loin et d’anticiper. Alors pour assurer la production des livrables commandés par les clients et anticiper l'impact des prochaines signatures, tenez un plan de charge hebdomadaire voir journalier incluant les absences. 

Vous avez des collaborateurs disponibles, mais sont-ils compétents pour la mission proposée ? Alors formalisez, référencez et actualisez régulièrement leurs compétences. Cela vous aidera à définir votre plan de formation. Vous augmenterez ainsi l'employabilité de vos collaborateurs et leur taux de facturation.

En dehors des aspects "opérationnels", le planning d'une affaire est primordial pour vous DAF. Par exemple, pour les affaires au forfait, vous pourrez déterminer automatiquement pour chaque affaire le taux d'avancement, les travaux facturables et donc les FAE et PCA en phase de clôture pour la reconnaissance du chiffre d'affaires. Cela fait rêver, non ?

Comme vous n’aimez pas être pris au dépourvu, si vous rapprochez le plan de charge, les notes de frais, les coûts de sous-traitance et les temps passés, vous pourrez naturellement :

  • Calculer la reprévision de l'affaire très en amont de la fin du projet,
  • Identifier les éventuels écarts budgétaires,
  • Diligenter si possible des actions pour corriger le tir (avenant contractuel) ou passer des provisions pour pertes à terminaison.

Faciliter les actualisations du système d'information à distance.

Seriez-vous prêt à repasser au crayon et à la gomme pour tenir votre comptabilité ?

La plupart des collaborateurs "facturables" de l'entreprise se retrouvent la plupart du temps en situation de mobilité. 

Pour tous les usages précités (suivi des demandes d'absences, du planning, la saisie des comptes rendus d'activités et des notes de frais), il est donc essentiel de leur fournir des outils ergonomiques, intuitifs et sécurisés leur permettant à distance et parfois en mode déconnecté d'actualiser en temps et heure le système d'information de l'entreprise. 

En dehors du fait de pouvoir disposer plus facilement des données nécessaires à sa mission, vous aurez à cœur, en tant que DAF de fournir des outils modernes et "motivants", notamment à vos jeunes collaborateurs de la génération Y et bientôt Z. Cela devrait vous aider à diminuer le turn-over qui devient dans certains secteurs un véritable enjeu et par effet domino augmenter l'attractivité de votre entreprise grâce à une meilleure gestion des collaborateurs en entreprise de service.

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À propos de l'auteur

Jean-Baptiste Sachot Jean-Baptiste Sachot
Ambassadeur et conférencier chez Akuiteo SAS
Akuiteo

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