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Architectes : il est urgent de vous occuper de votre gestion interne

Focus métier

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L’excellence de vos projets d’architecture dépend aussi aujourd’hui de celle de votre gestion en interne. La concurrence lors de la réponse à un appel d’offres et la répartition du travail en sous-traitance ou en co-traitance vous imposent un rythme soutenu et complexifient la facturation. Comment optimiser la gestion interne de votre cabinet, être plus efficace dans le pilotage de vos projets et atteindre l’excellence jusque dans les détails que recherchent les maîtres d’ouvrage ?

La gestion interne de votre agence d’architecture : un enjeu stratégique

Tirer votre épingle du jeu

En tant qu’architecte, vous pouvez vous positionner sur un marché mondial. Les appels d’offres reçoivent des candidatures de toutes parts et, si l’excellence du projet soumis est un critère de premier ordre dans le choix des commanditaires, votre professionnalisme et la pertinence de vos propositions – notamment dans l’évaluation du montant des travaux ! – sont des points à soigner tout autant. Tout oubli ou approximation dans vos calculs peut vous décrédibiliser et impacter vos honoraires.

Budgétiser vos projets avec précision

Pour remporter un appel d’offres dans ce contexte compétitif, comment budgétiser au plus juste votre projet ? Comment situer le seuil à ne pas dépasser ? Manquer de précision, c’est courir le risque de proposer un projet non rentable pour votre structure. Vous devez donc baser vos estimations sur des données précises. Et comme il s’agit de positionnements prospectifs, ce sont vos précédents projets qui servent de repères :
  • Combien de temps a pris la maîtrise d’œuvre ?
  • Combien de personnes et de bureaux d’étude ont été mobilisés ? Sur combien d’heures ? Quels sont leurs profils et spécialités ?
  • Quels ont été les dépassements ou dérives éventuelles par rapport à l’estimation initiale ?
Ce sont ces données-là qui vous permettront de tabler sur des éléments concrets pour élaborer vos estimations. Encore faut-il disposer d’informations claires, complètes et accessibles ! Avec une solution de gestion, toutes les données renseignées au fil de l’eau (plannings, temps, marges réelles, plans…) sont réunies au même endroit et facilement consultables.

Choisir les bons partenaires et facturer juste

Lorsque vous ne disposez pas de certains savoir-faire en interne, vous vous entourez de bureaux d’études techniques, de sociétés d’ingénierie, de paysagistes, d’urbanistes ou encore d’entrepreneurs pour répondre à un concours. Votre candidature devient alors celle d’une équipe.

Mais, que vos partenaires s’impliquent en sous-traitance ou en co-traitance, vous restez l’interlocuteur principal du commanditaire. La responsabilité de réunir et de synthétiser les informations vous revient. Réaliser des factures d’honoraires avec le détail des prestations de chacun est une tâche fastidieuse, qui nécessite une excellente organisation.

Heureusement, ce montage complexe et chronophage va vers une professionnalisation, vous permettant de facturer mieux, plus rapidement et, donc... d’encaisser plus vite. C’est ce que permet l’utilisation d’un logiciel de gestion intégré. L’outil vous indique où vous en êtes de votre chiffrage prévisionnel sur vos différents projets, le montant atteint pour les travaux en cours et calcule vos honoraires et ceux de vos co-traitants ou sous-traitants en conséquence. Le pilotage de vos projets est mieux maîtrisé et vos estimations comme votre suivi d’activité sont plus pointus.


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Les architectes face aux impératifs du développement commercial

Le développement commercial de votre cabinet : veille et proactivité

L’organisation de votre gestion interne a également un impact sur le bon essor de votre développement commercial. Les agences d’architecture mènent aujourd’hui une veille active pour identifier les opportunités ; vous ne pouvez plus vous permettre d’attendre qu’on vous consulte.

Pour nourrir votre activité, vous devez donc identifier les projets très en amont et estimer vos chances de remporter tel ou tel concours – il s’agit d’éviter de perdre du temps et de l’énergie sur des projets voués à l’échec. Mais, pour faire cette sélection et avoir le temps de vous positionner, il faut déjà être à l’affût et repérer les concours où vous avez véritablement une carte à jouer. L’anticipation est clé !

Quand l’outil prend le relais

Pour vous inscrire dans ce travail de fond et structurer votre démarche commerciale, vous avez besoin d’outils adaptés. Un logiciel de gestion intégré constitue un véritable support pour vous accompagner dans votre veille : vous y renseignez les informations sur les échéances des prochains concours, paramétrez des rappels le jour de l’ouverture des dépôts de candidature et des dates de rendu. Même quand tout s’accélère, rien n’est oublié !

Votre valeur ajoutée, c’est votre métier d’architecte : vous proposez des projets innovants visant l’excellence et vous les menez à bien en fédérant des acteurs autour de vous. Alors, pourquoi vous pencher sur votre gestion interne ? Pour justement ne plus en entendre parler ! Laissez de côté Excel, Word et tout l’attirail du système D : il est temps d’opter pour un outil dédié qui professionnalisera le suivi de vos projets et l’organisation de votre veille.   Téléchargez gratuitement notre ebook : Les 7 règles de bonne gestion d'une société de service
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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Chef de produit - Akuiteo SAS
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