Cabinets d’expertise comptable : repensez votre gestion interne !

La renommée de votre cabinet d’expertise comptable dépend notamment de votre gestion en interne. Car oui, c’est aussi cette gestion qui vous permet de proposer des offres claires, de communiquer les bonnes informations, de piloter vos missions et d’acquérir des clients. Pour mener vos missions dans les meilleures conditions, même si vous êtes multi-sites ou multi-sociétés, vous devez proposer une organisation agile, fiable et centralisée.

Pourquoi la gestion interne de votre cabinet d’expertise comptable est-elle si importante ?

Pour que votre cabinet d’experts-comptables se démarque

En tant qu’expert-comptable, vous pouvez vous positionner sur un marché soit local, soit national. L’essentiel ? Avoir un catalogue de services assez large, avec une équipe d’experts vous permettant de capter le maximum de valeur. Plus vous aurez de missions à votre actif chez vos clients, plus vos arguments seront solides, et plus vos conseils seront pertinents. Mais cela passe aussi par une bonne gestion des informations et des chiffres en interne !

Votre capacité à vous différencier dépend donc aussi de votre organisation : qualité du suivi des missions, fiabilité des données, visibilité sur l’activité, pilotage des ressources et capacité à structurer une démarche commerciale cohérente. Sans outil adapté, ces sujets peuvent vite devenir chronophages et limiter votre développement.

Pour optimiser la saisie des temps de vos collaborateurs

Chaque jour ou chaque semaine, l’exercice de saisie des temps est loin d’être une partie de plaisir... Manipuler des données toute la journée, sur de nombreuses missions, pour ensuite devoir se les rappeler et ressaisir l’information à la main demande un effort et du temps. Et puis, faire face à une feuille vide où tout est à remplir n’est pas la meilleure expérience utilisateur qui soit !

L’idéal, c’est de pouvoir partir d’une affectation et d’indiquer, en quelques clics, que la mission a été effectuée – en un peu moins ou un peu plus de temps. Si vos missions ne peuvent être planifiées, une liste comprenant vos tâches préférées à déclarer peut vous faciliter la vie !

Un logiciel de gestion interne adapté peut aussi simplifier d’autres actions du quotidien : saisie des notes de frais, demandes de congés, comptes-rendus, suivi des plannings ou transmission d’informations aux équipes administratives. L’objectif est simple : éviter les ressaisies, limiter les erreurs et faire gagner du temps aux collaborateurs.

En tout cas, la saisie des temps est la base de votre facturation et de la rentabilité des missions : pas question de laisser cette étape cruciale au second plan !

Pour bien maîtriser le prêt de main d’œuvre entre établissements

Un client a signé une lettre de mission ? Vous devez alors la rattacher à un établissement A… alors que l’expert fiscaliste est peut-être rattaché à l’établissement B du cabinet. Et votre gestion interne ne doit pas avoir d’impact sur la mission : l’essentiel, c’est de bien délivrer le service au client !

Si vous vous prêtez de la main d’œuvre entre établissements, les associés voudront cependant connaître le CA par établissement et les flux inter-BU. Autrement dit, qui produit quoi et où ? À travers une simple saisie des temps, l’identification de l’établissement d’appartenance du collaborateur et l’établissement de la mission de destination permettra d’automatiser ces flux. Vous pourrez, en temps réel, les valoriser selon un coût de cession interne.

Bien sûr, si vous avez deux établissements, cela peut être fait à la main… mais ce sera bien trop complexe et chronophage si vous avez 5 établissements et 3 sociétés !

C’est l’un des avantages d’un logiciel de gestion interne. Celui-ci peut vous indiquer où en est votre budget initial sur différentes missions, le montant atteint pour les travaux facturables, et le mettre en perspective avec les honoraires facturés. De quoi bien piloter vos missions, et mieux maîtriser vos estimations avec un suivi des activités plus pointu !

Retrouvez comment AHA a optimisé la gestion interne de son cabinet comptable !

Quels signaux montrent qu’il est temps de repenser votre gestion interne ?

Avant même de choisir une solution, il est utile d’observer votre organisation actuelle. Certains signaux doivent vous alerter : ils montrent que vos outils ne soutiennent plus suffisamment la croissance, la collaboration ou la rentabilité de votre cabinet.

Des outils dépassés ou mal interfacés

Vous utilisez peut-être plusieurs logiciels qui fonctionnent individuellement, mais qui ne communiquent pas toujours entre eux. Résultat : vos collaborateurs multiplient les saisies, passent du temps à consolider les informations et continuent parfois à s’appuyer sur des fichiers Excel pour compenser les limites des outils existants.

Cette panoplie d’outils peut entraîner des données à ressaisir, un manque de collaboration, des risques de pertes d’information ou encore des lenteurs dans le traitement. Même un outil de gestion interne déjà en place peut devenir un frein s’il date, manque de souplesse ou n’évolue plus avec vos processus métier.

À lire : L’ERP Akuiteo chez Fifty Bees – Épisode 1 : la naissance du projet

Des collaborateurs surchargés et des erreurs qui s’accumulent

Vos collaborateurs perdent du temps sur des missions avec peu de valeur ajoutée, de la saisie des temps aux plannings en passant par les notes de frais. S’ils travaillent régulièrement à distance ou sur plusieurs sites, une gestion interne peu adaptée peut encore compliquer le suivi.

De la même manière, le traitement des données peut être long et les tâches simples devenir chronophages. Sans outil adéquat, décompter les congés, suivre l’avancement ou établir des factures peut vite devenir une corvée. Et en fonction de la diversité des missions vendues — forfait, prestations, régie — les risques d’erreur peuvent être nombreux et avoir des conséquences importantes.

Des coûts difficiles à maîtriser

Les erreurs répétées, les ressaisies, les temps perdus et la maintenance d’outils vieillissants peuvent avoir un impact direct sur vos coûts. À mesure que le cabinet grandit, ces irritants prennent de l’ampleur et peuvent provoquer de véritables pertes de productivité.

Si ces signaux font partie du quotidien de votre cabinet d’expertise comptable, il est peut-être temps de vous interroger sur la pertinence des solutions utilisées. Des outils pensés pour les cabinets d’expertise comptable peuvent aujourd’hui accompagner votre activité avec plus de modernité, de souplesse, de fiabilité et de sécurité.

Le logiciel de gestion interne, un atout pour votre développement commercial

Une meilleure gestion des opportunités

Une bonne gestion interne de votre cabinet d’expertise-comptable peut aussi faciliter le traitement des flux entrants, des prospects et des clients. Elle contribue ainsi à votre développement commercial !

Votre stratégie est plutôt de vous développer sur un secteur d’activité, de pousser des offres et d’être dans une démarche de chasse ? Pour cela, vous devez avoir des données fiables et vous poser les bonnes questions.

Par exemple : quels sont les clients pour lesquels vous menez une mission de commissariat aux comptes et qui va arriver à terme, auxquels vous pourriez proposer une mission d’expertise comptable ? Ces opportunités doivent être bien suivies et traitées, et un outil peut vous aider.

Une démarche commerciale facilitée

Des outils adaptés peuvent vous aider à structurer votre démarche commerciale. Les logiciels de gestion interne sont là pour ça ! Ils constituent un véritable support au quotidien :

• pour renseigner des informations sur les échéances des prochaines missions arrivant à terme ;
• pour définir des campagnes présentant de nouveaux services ;
• pour paramétrer des rappels ;
• pour suivre les prospects, les contrats et les opportunités commerciales depuis un même outil.

Même si les ventes se multiplient, tout peut être maîtrisé et contrôlé grâce à un outil efficace !

Les avantages d’un logiciel de gestion interne dédié aux cabinets d’expertise comptable

Une gestion globale de votre cabinet

En réunissant les règles, les programmes et les processus métiers de votre cabinet, un outil de gestion interne peut vous garantir un pilotage plus efficace de vos activités. Il permet d’unifier vos processus internes, d’automatiser certaines tâches et de suivre votre production depuis un outil unique.

Cette centralisation peut aussi soutenir la gestion des ressources humaines, la gestion documentaire et la transmission des méthodes. Rien de tel que des connaissances et des pratiques mieux structurées pour faciliter l’intégration des nouveaux arrivants et homogénéiser les usages entre établissements.

Une meilleure expérience pour vos collaborateurs

Un logiciel de gestion interne adapté au métier d’expert-comptable améliore le quotidien des équipes. Les collaborateurs peuvent saisir leurs temps, leurs notes de frais, leurs demandes de congés ou leurs comptes-rendus plus facilement, sans multiplier les documents ni les outils.

Fini, le temps passé sur Excel et les fichiers inadaptés : l’affaire peut être réglée en quelques clics, avec un outil collaboratif, accessible partout, tout le temps.

Un quotidien simplifié pour les équipes administratives

Votre pôle administratif doit avoir accès à toutes les données renseignées par vos équipes. Si c’est le cas, le risque d’erreur est réduit ! Et avec le bon outil, la facturation peut être automatisée pour chaque type de prestation. Plus personne ne pourra oublier de comptabiliser une journée de mission ! Le suivi est aussi optimisé, en consommation comme en avancement.

Une vision plus fiable sur le long terme

Au-delà des gains immédiats, un logiciel de gestion interne peut vous apporter une vision globale de votre activité, de vos dépenses et de vos besoins sur une longue période. Avec un suivi prévisionnel de la planification des missions, vous pouvez associer le bon nombre de collaborateurs, estimer la charge de travail liée à chaque nouveau contrat signé et mieux anticiper les périodes à venir.

Une solution SaaS peut également limiter certains coûts de maintenance et faciliter l’accès à l’outil, y compris en période fiscale ou lorsque les équipes travaillent à distance.

Comment reconnaître un outil adapté à votre cabinet d’expertise comptable ?

Pour soutenir votre gestion interne, votre outil doit être pensé pour les processus métier des cabinets d’expertise comptable. Plusieurs qualités sont à rechercher :

• Modernité : disposer d’un outil riche des dernières innovations techniques.
• Souplesse : faire évoluer l’outil avec votre cabinet, vos missions et vos modes d’organisation.
• Fiabilité : sécuriser l’accès aux données et éviter les interruptions qui perturbent l’activité.
• Disponibilité : accéder à la solution partout, tout le temps, notamment grâce au SaaS.
• Sécurité : protéger les données sensibles et gérer l’hétérogénéité du parc d’outils.
• Pilotage : couvrir les différents aspects de l’activité et améliorer les processus métier.
• Communication : rationaliser les pratiques et fluidifier les échanges entre collaborateurs, filiales ou établissements.
• Unicité : réunir les fonctionnalités indispensables dans un seul logiciel, utilisable par les collaborateurs, les managers, les commerciaux, les équipes administratives et les associés.

Pour aller plus loin : 3 problématiques que les experts-comptables doivent surmonter

Certes, votre valeur ajoutée, c’est votre métier d’expert-comptable et les missions pointues que vous pouvez réaliser. Mais pour vous concentrer sur cette expertise, vous devez justement pouvoir mettre la gestion interne de côté ! Oubliez Excel, Word et tous ces outils : un seul logiciel de gestion interne pourra professionnaliser le suivi de vos missions, accompagner le développement de votre cabinet et vous aider à booster votre portefeuille commercial.

Crédit image : Designed by Freepik – Pch.vector