Certaines entreprises veulent s’équiper d’un ERP sans vraiment savoir pourquoi… ou, en tout cas, sans se poser les bonnes questions. En réalité, toutes les sociétés ne sont pas prêtes à s’équiper d’un tel outil, et oublient parfois d’étudier en profondeur les raisons d’être et la faisabilité du projet. Vous voulez savoir si c’est le bon moment pour vous lancer dans la mise en place d’un ERP ? Voici 5 points à analyser avant de passer à l’action !
1 – Connaître sa maturité en matière de gestion
Vous n’iriez pas cueillir un fruit sur l’arbre et le manger s’il n’est pas mûr, n’est-ce pas ? En effet, son goût serait sans doute trop acide et sa digestion compliquée : vous ne pourrez rien en tirer… à part des regrets.
Il en va de même avec votre entreprise ! Vous devez prendre le recul nécessaire pour jauger sa maturation. Si vous ne le faites pas, vous risquez de mettre en place une nouvelle solution et de nouveaux process trop tôt, alors que votre société est encore trop « verte ».
Commencez donc par vous faire un avis objectif et estimer la maturité de votre société : un audit s’impose ! Afin d’avoir le plus de recul possible, mieux vaut faire appel à des prestataires (expert comptable), à votre maison mère, ou intégrer un DAF ou un DSI dans votre équipe.
Pour aller plus loin : un AMOA pourra vous aider à choisir une solution de gestion !
2 – Analyser ses besoins en interne
« Le fruit est-il si vert que cela ? Ne risque-t-il pas de pourrir si on le laisse sur l’arbre ? Et si on le laissait encore maturer quelque temps ? »
Pour estimer l’état et les véritables besoins de votre société, pas besoin de recueillir l’avis de tout le secteur. Il est préférable de choisir les acteurs et actrices impliqués avec soin et sur la base de la neutralité et de l’objectivité.
Si les collaborateurs se retrouvent face au directeur général, il se peut que la transparence ne soit pas tout à fait respectée. Afin de libérer la parole de tout un chacun et de recueillir une vision authentique des choses, il est préférable de faire appel à un consultant en conduite de changement.
Celui-ci pourra :
- analyser la situation, les besoins, les difficultés de votre société ;
- interroger toutes les parties prenantes : salariés, managers, décisionnaires… ;
- obtenir une vue d’ensemble pour vous orienter et vous accompagner au mieux sur l’implémentation (ou non) d’un ERP.
3 – Prioriser l’expérience utilisateur
Une question se pose : si le fruit doit vraiment être cueilli, comment allez-vous procéder pour conserver toute sa saveur et lui permettre de déployer son plein potentiel ?
Avant de vous lancer, vous devez vous pencher sur l’utilisateur final de la solution ERP.
- Comment la solution répond-elle à ses besoins au quotidien ?
- Quelles procédures doivent être mises en place pour que ces mêmes besoins soient respectés au quotidien ?
Pour élaborer une expérience utilisateur optimale, adoptez une logique « bottom to the top ». Prenez d’abord le temps de considérer les attentes de vos collaborateurs, les futurs utilisateurs, afin d’être sûr de faire le bon choix et, par la suite, de vous tourner vers l’outil adéquat.
4 – Se projeter dans le futur
Faut-il cueillir le fruit mécaniquement ou manuellement ? Quelle est la méthode la moins risquée ? La plus durable ? La plus efficace ?
Savoir se projeter et se poser les bonnes questions en amont est essentiel pour comprendre dans quelle direction on souhaite aller. Le but ? Anticiper et adopter les bonnes pratiques à temps.
Quelle est votre véritable intention, votre motivation profonde à vous équiper d’un ERP ? Cette motivation est-elle bien alignée à votre stratégie ? Comment faire pour que votre projet soit parfaitement cohérent ?
Dans certaines situations, il faut être vigilant et ne pas se précipiter, au risque de négliger la conduite du changement ! C’est notamment le cas :
- si vous venez d’intégrer un grand groupe et que c’est la norme au sein de celui-ci ;
- si vous vous apprêtez à vendre votre entreprise et que vous avez besoin de chiffres fiables à présenter à l’acheteur.
Hélas, aucune des deux raisons n’est vraiment valable pour s’équiper d’un ERP. Pour prendre votre décision, il s’agit de penser à long-terme et d’avoir une réflexion globale !
5 – Ne pas céder à la précipitation
Très bien, le fruit est arrivé à maturité. Mais hors de question de l’arracher de l’arbre à pleines mains ! Il faut le cueillir lentement, et en douceur...
La précipitation est votre ennemi n° 1 : se précipiter sur un nouvel ERP, c’est comme mettre un pansement sur une blessure sans la désinfecter !
Pour amorcer la mise en place d’un ERP, il est nécessaire de :
- comprendre tous les enjeux de son implémentation ;
- recueillir et considérer l’expression de besoin ;
- établir un cahier de charges complet et structuré sur lequel vous baser.
Le but ? Adopter une vision d’ensemble !
Notre astuce : fixez-vous au moins 3 objectifs quantitatifs pour estimer la réussite de votre projet, savoir dans quelle direction vous allez et qui impliquer pour les atteindre.
Adopter une solution de gestion, ce n’est pas comme acheter un produit prêt à l’emploi en supermarché. Tout l’intérêt d’un ERP réside dans la maturité de votre entreprise et dans la personnalisation destinée à vos collaborateurs. Toutes les parties prenantes doivent être prêtes à s’investir, car cela prend du temps – comme voir un fruit mûrir jour après jour !
Vous souhaitez en savoir plus sur la conduite de changement et la mise en place d’un ERP ? Faites appel à un AMOA pour vous accompagner !
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À propos de l'auteur :
Par Jean-baptiste Sachot
Ambassadeur et conférencier chez Akuiteo SAS
