Nous ne cessons de le répéter : pour réussir un projet ERP, pas question de se passer de formations. Ce n’est pas Guillaume Resseguier, consultant formateur chez Akuiteo, qui dira le contraire. Ce dernier est en charge de la mise en place et du développement de la cellule formation dans le cadre des projets ERP, en interne (pour former les nouveaux arrivants) comme en externe (en mission chez les clients).
Son objectif est donc de faciliter la prise en main de l’outil avant sa mise en production, d’accompagner les utilisateurs référents en répondant à leurs problématiques et de garantir une adoption sans heurt de l’outil, pour une efficacité optimale. Il nous livre un retour d’expérience sur son quotidien et nous explique pourquoi la formation est la clé de voûte de tout projet ERP réussi !
Quelles sont vos missions en tant que consultant formateur chez Akuiteo ?
Depuis plus d’un an, mes missions chez Akuiteo s’articulent autour de 3 axes :
- animer la formation des futurs utilisateurs chez les clients qui viennent de mettre en place l’ERP d’Akuiteo, et assurer la mise à niveau des utilisateurs existants dans une optique de perfectionnement ;
- prendre en charge la formation des nouveaux talents qui nous rejoignent en interne ;
- piloter l’entité formation dédiée chez Akuiteo, ce qu’on appelle « L'AKademie » : un projet qui vise à enrichir l’offre de formation en présentiel – e-learning, blending learning, etc.
Quelles sont les grandes étapes de formation dans un projet ERP ?
On distingue 4 grandes étapes dans un projet ERP : l’installation technique de l’outil, le paramétrage, le déploiement, et la phase de recette avec les tests. Personnellement, j’interviens durant la troisième étape, au moment du déploiement. Je suis chargé de former les référents métiers, qui prendront en charge la formation des utilisateurs finaux. Concrètement, je leur montre comment fonctionne l’outil et comment l’imbriquer au mieux dans leur process. À l’issue de la formation ERP, qui dure entre 4 et 6 jours, ils repartent avec des synthèses sous forme de guides d’utilisation.
Le but du jeu, c’est que les utilisateurs référents apprennent à manipuler le logiciel et qu’ils soient capables de transmettre leurs connaissances aux collaborateurs. Dans cette optique, la qualité de la préparation est déterminante : bien que l’outil soit standard, les processus métiers, eux, sont toujours différents, car propres au client. Je travaille à partir des données fournies par le chef de projet – activité du client, contexte, modules utilisés… – afin d’adapter au mieux la formation, les supports et les exercices pédagogiques.
Quelle est la principale problématique rencontrée dans le cadre d’une formation en externe ?
Sans aucun doute, les réticences des clients face au changement.
N'oublions pas que l'on parle d’un gros projet : l’ERP est la colonne vertébrale de l’entreprise ! Au-delà de l’installation d’un nouvel outil, on doit gérer un changement complet de paradigme. C’est lors de la formation des référents que cette réalité leur saute aux yeux… et qu’ils commencent à redouter les implications d'un tel basculement, autant en termes de prise en main que d’adaptation des processus ! Mon plus grand défi, c’est donc d’atténuer cette angoisse : la formation est ainsi l'occasion de rassurer les référents.
Quel est le facteur clé d’une formation ERP efficace ?
À mon sens, il y a deux facteurs clés de réussite pour une formation ERP. Le premier, c’est ce que j’appelle le « parler client ». Je pense qu’il est essentiel de s’appuyer sur le champ lexical du client pour pouvoir parler son langage et bien se faire comprendre. Cela permet d’apaiser les tensions nées de l’arrivée d’un nouvel outil et des changements qui en découlent. Pour cela, il faut collecter assez d’informations en amont de la formation, exactement comme on étudie la langue d’un pays pour parvenir à communiquer avec ses habitants.
Le second facteur, c’est la maîtrise d’une forme de pédagogie appropriée : l’andragogie, une méthode spécifiquement pensée pour s’adresser aux adultes. Elle est adaptée au contexte professionnel, permet de gérer des groupes hétérogènes et de contourner les résistances, tout en proposant une approche basée sur le savoir-faire. L’objectif est d’insuffler le savoir à un adulte qui reste acteur de sa formation, et qui pourra lui-même en diffuser les préceptes. En ce sens, je me considère moins comme un formateur que comme un facilitateur.
Pouvez-vous nous donner un exemple de formation réussie ?
Dernièrement, je me suis occupé d’une formation au sein d’une agence d’architecture à Grenoble, qui utilise l’ERP d’Akuiteo depuis quelques temps. Pour diverses raisons (départ du chef de projet ERP, insatisfaction des utilisateurs…), le client avait besoin d’une remise à niveau quant à l’utilisation de l’outil – ce qui souligne l’importance de la formation continue.
La clarté du besoin exprimé par le client a contribué au succès de la formation : il souhaitait presque repartir de zéro, avec de bonnes pratiques, en mode « trucs et astuces pour bien prendre en main l’ERP ». En bout de course, les utilisateurs se sont réconciliés avec l’outil. Et maintenant, ils n’imaginent plus leur quotidien sans l’ERP !
Dans le cadre d’un projet ERP, le formateur joue ainsi les intermédiaires entre les référents métiers et l’outil. Son rôle consiste à démystifier l’ERP et à montrer comment il va trouver sa place dans le quotidien des utilisateurs – une condition sine qua non pour accompagner ce bouleversement des habitudes et, ainsi, garantir le succès du projet !
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À propos de l'auteur :
Par Jérémie Terol
Directeur Marketing - Akuiteo SAS
