Pour faciliter la gestion des justificatifs et notes de frais, une toute nouvelle fonctionnalité Akuiteo a vu le jour : la reconnaissance de caractères. Ce n’est pas Jérôme, commercial, souvent en déplacement et collectionneur malgré lui de justificatifs de paiement, qui dira le contraire. Allez, on vous explique comment la reconnaissance de caractères lui changera la vie – et la vôtre aussi !
Les justificatifs de notes de frais, ce cauchemar...
Après avoir effectué une démo, Jérôme invite son client à déjeuner. Il le quitte assez rapidement, en surveillant sa montre et en empochant son justificatif de note de frais : le rendez-vous suivant approche à grands pas.
Le soir même, après son dernier rendez-vous de la journée, il s’arrête au supermarché du coin le temps d’acheter un en-cas. Timing parfait : il range son justificatif dans son portefeuille et saute dans le train.
À la fin du mois, Jérôme se retrouve face à une montagne de justificatifs plus ou moins rangés. Aïe : il se rend compte qu’il en a même égaré quelques-uns… Tant pis, l’étape redoutée (et douloureuse) est arrivée : il est temps pour lui d’envoyer ses notes de frais.
Et si une photo changeait la donne ?
Imaginez la même histoire, mais avec un outil permettant de prendre en photo chaque justificatif… pour le transférer directement dans le logiciel de gestion. Si Jérôme sait prendre un selfie, il saura en profiter. Et nul doute que son quotidien s’en trouvera simplifié !
La reconnaissance de caractères, comment ça marche ?
Un justificatif de paiement analysé en un clic
La reconnaissance de caractères utilisée par la nouvelle fonctionnalité Akuiteo permet d’analyser le contenu de votre ticket et de rentrer directement les données dans l’ERP.
Il détecte et transcrit le détail des justificatifs : il fait la différence entre la TVA unique et la TVA multiple, il détermine la nature de la note de frais (taxi, restaurant, etc.), il indique la date associée… Pas mal, non ?
Une note de frais immédiatement enregistrée dans l’ERP
Finis les justificatifs perdus au fin fond du portefeuille et les remboursements approximatifs ! Avec la reconnaissance de caractères, vous pouvez déclarer toutes vos notes de frais immédiatement après les avoir reçues : le ticket se trouve directement dans le coffre-fort numérique du logiciel de gestion.
En cas de contrôle fiscal, le justificatif dématérialisé est pris en compte.
Les avantages de la nouvelle fonctionnalité Akuiteo
Au-delà de la bonne humeur de Jérôme et de l’expérience utilisateur, cette nouvelle fonctionnalité Akuiteo représente différents avantages.
- Un envoi rapide et simplifié des justificatifs de notes de frais sur le logiciel : une photo du document avec l’application mobile Akuiteo, et le tour est joué !
- Une réduction des coûts liés au stockage des notes de frais et des justificatifs, qui sont dorénavant conservés dans le logiciel.
- Un gain de temps pour le service paie et comptabilité, qui n’a plus à trier manuellement chacune des notes de frais. Il peut consulter en temps réel chaque justificatif et la ligne associée quelques soit la situation géographique du collaborateur
- Un accès en temps réel aux documents : la liste des notes de frais stockées dans le logiciel se met automatiquement à jour à chaque nouvel envoi !
Vous l’aurez compris : Jérôme est loin d’être le seul à pouvoir tirer profit de cette nouvelle fonctionnalité. Avec la reconnaissance de caractères associée à la valeur probante, un smartphone vous suffira à enregistrer vos justificatifs et notes de frais dans votre logiciel. Vous y gagnerez du temps, de la place et de la sérénité !
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À propos de l'auteur :
Par Jean-baptiste Sachot
Ambassadeur et conférencier chez Akuiteo SAS
