Découvrez les fonctionnalités d'un logiciel ERP organisé autour de vos affaires, projets ou missions

 

L'ensemble des modules de l'ERP Akuiteo est articulé autour de la notion d'Affaire. Qu'il s'agisse d'un projet ou encore d'une mission, l'Affaire est le cœur d'Akuiteo, l'axe d'analyse principal par lequel vous pouvez suivre votre activité, mesurer sa rentabilité, projeter son évolution.

Les modules intégrés d'Akuiteo vous garantissent le partage d'une information complète et sécurisée sur toute votre chaîne de valeur

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Gestion par Affaires

Que ce soit pour vos projets clients, vos projets internes ou pour structurer analytiquement vos activités : l’Affaire est la pièce maîtresse, le centralisateur de votre système de gestion.

 

Découvrez un véritable pilotage à 360° de votre entreprise :

✓ Projets mono-client, multi-clients, client facturé différent du client final ;

✓ Affaires internes (frais généraux) ;

✓ Multi-axes analytiques verticaux : société, regroupement de divisions, division, établissement/BU ;

✓ Multi-axes analytiques horizontaux : marché, 3 niveaux de familles, département, activité, millésime ;

✓ Cycle de vie de l'affaire et autorisations associées ;

✓ Découpage/lotissement possible sur 5 niveaux avec modèles ;

✓ Plusieurs responsables d’affaire et relance automatique selon leurs rôles ;

✓ Calendrier initial, prévisionnel et réel ;

✓ Contacts de l’affaire ;

✓ Localisation de l’affaire ;

✓ Pièces de gestion multi-affaires ;

✓ Nombreux tableaux de bord : rentabilité, marge à terminaison, reste à faire, compte d’exploitation, P&L, …

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Module CRM

Découvrez un CRM totalement intégré à votre ERP : suivez graphiquement votre portefeuille d'opportunités. 
Anticipez les besoins clients/prospects et améliorez votre prévisionnel.
Ajustez vos stratégies commerciales grâce à l'historique des projets déjà réalisés.

 

Fonctionnalités du module :

✓ Prospects / clients et leurs contacts ;

✓ Saisie et suivi des opportunités (origine, avancement, pondération des montants…) ;

✓ Vision Kanban de l’activité commerciale ;

✓ Gestion de tous les événements commerciaux et marketing ;

✓ Portail web dédié aux commerciaux ;

✓ Requêteur avancé ;

✓ Campagnes marketing et cibles ;

✓ Tableau de bord des campagnes. 

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Module Ventes

Profitez d’un processus complet du devis à l’émission de votre facture client. 
Vous évoluez dans un contexte international ? Akuiteo est totalement multidevise...
 

Fonctionnalités du module Ventes :

✓ Gestion de tout type de facturation (régie, forfait, régie plafonnée, formation, matériel …) ;

✓ Multidevise, récupération automatique des taux de la Banque de France ;

✓ Saisie, révision et archivage des devis ;

✓ Charges sur devis et calcul automatique de la marge brute ;

✓ Pondération du CA prévisionnel ;

✓ Identification des devis en attente de signature du client ;

✓ Saisie, transformation d’un devis en commande ;

✓ Livraisons ;

✓ Tableaux de facturation ;

✓ Factures, Pro forma, Avoirs ;

✓ Facturation en lot ;

✓ Envoi en masse des factures par mail ;

✓ Gestion modèles de factures ;

✓ Génération automatique des écritures comptables lors de la validation des factures ;

✓ Module d’approbations ;

✓ Catalogue de produits vendus ;

✓ Pack de produits vendus ;

✓ Grille tarifaire par produit, par client ;

✓ Dégressivité des tarifs par quantité ;

✓ Gestion des acomptes ;

✓ Tableau de bord des ventes. 

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Module Achats

Besoin de suivre votre engagement de dépenses ?
De la cotation jusqu’à la facture fournisseur, anticipez vos achats et affinez votre atterrissage projet avec l’ensemble de vos coûts projetés..
 

Fonctionnalités du module Achats :

✓ Fournisseurs et leurs contacts ;

✓ Saisie, révision et archivage des cotations ;

✓ Saisie, transformation d’une cotation en commande ;

✓ Réception ;

✓ Tableaux de facturation ;

✓ Factures, Avoirs ;

✓ Module d’approbations ;

✓ Catalogue de produits achetés ;

✓ Grille tarifaire par produit, par fournisseur ;

✓ Dégressivité des tarifs par quantité ;

✓ Gestion des acomptes ;

✓ Sous-traitance interne, intra-groupe, cross-organisations ;

✓ Tableau de bord des achats.

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Module Collaborateurs

Valorisez le temps de vos collaborateurs à l’euro près ! Chaque minute est valorisée avec un coût stocké de date à date et historisée.

 

Fonctionnalités du module Collaborateurs :

✓ Fiche collaborateur ;

✓ Données organisationnelles : société, regroupement de division, division, établissement/BU, Service ;

✓ Historique des situations du collaborateurs : CJM, coût horaire direct/standard, prix de vente journalier, salaire ;

✓ Compétence principale, compétences secondaires (date de validité, degrés, niveaux…) ;

✓ Gestion de profils de droits utilisateurs (+ de 2 600 droits unitaires) ;

✓ Cloisonnement par société, regroupement de division, division, établissement/BU, groupe de travail ;

✓ Gestion des évènements liés aux collaborateurs (visites médicales, entretiens individuels…).

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Module Planning

Planifiez et suivez toutes vos prestations : consulting, formations, R&D… et optimisez le pilotage de votre entreprise avec la planification de vos équipes.

 

Fonctionnalités du module :

✓ Planning en jours ou fractions de journée ;

✓ Planning horodaté ;

✓ Planification sur collaborateur réel ou sur profil générique ;

✓ Validation du planning ;

✓ Vision graphique du planning de vos équipes ;

✓ Plan de charges ;

✓ Diagramme de Gantt de votre projet ;

✓ Taux d’occupation des équipes ;

✓ Visualisation des absences (avec le module « Absences »).

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Module Temps passés

Suivez et analysez l’activité de vos collaborateurs par affaire que ce soit en heures, jours ou montants.

 

Fonctionnalités du module Temps Passés :

✓ Saisie des temps passés en heures-minutes, heures-centièmes ou jours (choix par collaborateur) ;

✓ Contrôle et validation des temps passés ;

✓ Autoriser/Bloquer la suractivité ;

✓ Portail web dédié aux collaborateurs ;

✓ Portail web dédié aux managers ;

✓ Délégation de saisie, contrôle et validation des temps ;

✓ Mes temps passés favoris (Saisie rapide) ;

✓ Tableaux de bord : Analyse des temps passés.

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Module Notes de frais

L’imputation des dépenses par vos collaborateurs est un exercice souvent chronophage… Mais ça c’était avant !
 

Fonctionnalités du module Notes de frais :

✓ Saisie et validation des notes de frais ;

✓ Gestion des Indemnités Kilométriques ;

✓ Puissances fiscales globales ou par collaborateur ;

✓ Péages ;

✓ Plafond de remboursement ;

✓ Double TVA sur les repas ;

✓ Déclaration des invités pour les repas ;

✓ Prise en photo du justificatif (App. Mobile).

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Module Absences

Dématérialisez votre flux de demandes d’absence ! L’indisponibilité du collaborateur est visible instantanément sur le planning graphique.

 

Fonctionnalités du module Absences :

✓ Saisie et validation des demandes d’absence ;

✓ Délégation de validation ;

✓ Prévisualisation graphique du planning avant acceptation des absences ;

✓ Gestion des compteurs par nature d'absence (CP, RTT…) ;

✓ Mise à jour des compteurs de nature d’absence par import ;

✓ Visualisation de l’indisponibilité du collaborateur dans le planning graphique.

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Module Comptabilité

Grâce au module Comptabilité directement intégré dans votre ERP, profitez d'une comptabilité respectant la loi anti-fraude TVA (norme NF203) et automatisez les tâches fastidieuses !
Génération automatique des écritures, reconnaissance du CA et des charges, aide aux déclarations légales… 
 

 

Fonctionnalités du module Comptabilité :

✓ Comptabilité générale, auxiliaire, analytique et budgétaire ;

✓ Gestion des arrêtés comptables ;

✓ Rattachement des produits et des charges à la période ;

✓ 4 méthodes de reconnaissance du CA (achèvement, prorata, avancement réel et théorique) ;

✓ Balance, grand livre, compte de résultat analytique ;

✓ Saisie et recherche d'écritures ;

✓ Exercices ;

✓ Journaux ;

✓ Plan comptable ;

✓ A-nouveaux temporaires et définitifs automatisés ;

✓ Lettrage manuel et automatique ;

✓ DAS2 ;

✓ Déclaration d'Echange de Services (DES) ;

✓ Immobilisations dégressives et linéaires ;

✓ Tableaux de bord : états financiers.

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Module Trésorerie

Le module Trésorerie intégré vous permet d'automatiser les relances client,  les rapprochements bancaires et le lettrage. Mesurez facilement vos besoins avec les tableaux de bord de trésorerie réelle et prévisionnelle.
 

Fonctionnalités du module Trésorerie :

✓ Saisie des encaissements et décaissements (client et fournisseur) ;

✓ Gestion et suivi du recouvrement (relance client graduée et automatisée) ;

✓ Virements et prélèvements ETEBAC et SEPA ;

✓ Rapprochement bancaire manuel et automatique ;

✓ Remise de chèques ;

✓ Effets à payer/à recevoir ;

✓ Balance âgée client et fournisseur ;

✓ Tableaux de bord de trésorerie réelle et prévisionnelle. 

Module Stock

Module Stock

 Le module gestion des stocks permet d'avoir une image instantanée de l'état de vos stocks dans votre solution de gestion intégrée. Akuiteo garantie ainsi la traçabilité des entrées et sorties de vos pièces de stock.
 

Fonctionnalités du module :

✓ Gestion des produits physiques avec numéro de série ;

✓ Gestion des licences ;

✓ Valorisation des stocks au PMP (Prix moyens pondérés.

 
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Module Contrats & Facturation récurrente

L'ERP Akuiteo vous permet de gérer nativement vos commandes clients et fournisseurs, du devis à la facture.
Quel que soit votre mode de facturation (forfaitaire, échue ou à échoir, à l’acte, multi-périodicité, par paliers...), gérez sa récurrence et automatisez la facturation de vos abonnements et de votre maintenance.

 

Fonctionnalités du module :

✓ Gestion des contrats client ;

✓ Formalisation des règles de facturation (mode de règlement, périodicité, terme échu ou à échoir, durée, période, date d’anniversaire, tacite reconduction…) ;

✓ Facturation récurrente des contrats à échéance en tenant compte des parties fixes et variables ;

✓ Revalorisation sur indice (Syntec…) ;

✓ Versionning des contrats ;

✓ Calcul de prorata des contrats pour la 1ère période ;

✓ Avenants sur contrats (souscriptions complémentaires, résiliations, modifications) ;

✓ Lien avec les parcs client matériel ou logiciel.

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Module Support & Hotline

Pilotez l’intégralité de l’activité de votre équipe support : du suivi des tickets en passant par le temps passés de l'équipe support à les traiter, visualisez facilement la rentabilité de vos contrats de maintenance.
Obtenez une vision complète du votre parc client installé.
 

Fonctionnalités du module :

✓ Suivi hotline, helpdesk ;

✓ Gestion des tickets, jetons, chéquiers ;

✓ Mesure des GTI et GTR ;

✓ Demandes, interventions, groupe de travail : Workflow paramétrable, Escalade, Service Level Agreement (SLA) ;

✓ Gestion du parc client ;

✓ Alimentation automatique du parc client lors d’une vente de licences/abonnements ;

✓ Portail web client : extranet pour la saisie et la consultation de tickets ;

✓ Gestion des garanties et de leurs impacts financiers ;

✓ Gestion des versions ;

✓ Analyse de l’activité support par domaines, modules et fonctions.

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Module Agile Factory

Le module Agile Factory est spécifiquement conçu pour vos développeurs. Intégré à l'ERP, vos équipes peuvent directement créer et suivre des Sprints de développement, gérer les demandes de correction qui leurs sont attribués (ex : tickets support). Vous suivez ainsi l'évolution de votre logiciel et/ou vos développements spécifiques directement dans Akuiteo.
 

Fonctionnalités du module :

✓ Définissez vos évolutions en "User Stories" ;

✓ Décomposez chaque "User Story" en tâches unitaires de développement;

✓ Estimez chaque tâche pour mesurer votre vélocité ;

✓ Suivez l'évolution des tâches dans un tableau Scrum partagé ;

✓ Assignez les tâches aux membres de votre équipe ou laissez-les choisir ;

✓ Saisissez le temps passé directement sur les tâches en un clic ;

✓ Suivez l'avancement du Sprint et les charges restantes ;

✓ Gérez les tickets support assignés à votre équipes (hors Sprint) ;

✓ Suivez en temps réel l'impact des développements sur les budgets de vos projets.

Module Catchmail

Module CatchMail

La fonction CatchMail permet de créer automatiquement un événement dans Akuiteo à partir d’un mail reçu sur n’importe quelle adresse mail (Outlook, GoogleMail, etc).
L’avantage de cette fonction est de tracer rapidement toutes correspondances pertinentes pour un tiers ou une pièce de gestion via un événement (notes, document ou rendez-vous).
Le module CatchMail n’est pas cloisonné et peut être utilisé par des utilisateurs configurés sur plusieurs sociétés à la fois dans Akuiteo.
 
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Module GED

Module GED

Complétez l’analyse de vos pièces de gestion en leur associant tout type de documents. Contrats, bons de commandes, factures, compte rendu de prestations, etc…
Centralisez toutes les pièces justificatives !

Vous pouvez décider de partager tout ou partie des documents avec vos clients, via le portail dédié à cet effet.

 

Et les recherches dans tout cela ? Comment trouver facilement l’information ?

Là aussi nous vous avons choyé avec la fonction Akuiteo Search.
Le moteur de recherche intégré va dénicher pour vous toutes les informations contenues dans Akuiteo ; que ce soit un numéro de facture, un nom de prestataire. Mais la cerise sur le gâteau est qu’il peut également rechercher du contenu dans les documents (au format text, PDF, Word, Excel, Powerpoint, HTML…) contenus dans la GED.

 

Module Reporting

Module Reporting

Le module Reporting vous assure des états sur mesure grâce à l'outil de BI intégré et la recherche multi-critères. 

 

Fonctionnalités du module :

Moteurs de recherche par objet ;

Catégorisation des résultats sur N niveaux ;

Export des résultats sous Excel ;

Nombreux tableaux de bord : rentabilité, marge à terminaison, reste à faire, compte d’exploitation, P&L,…

Moteur de recherche multi objets ;

Partage des recherches par profil, par personne nommée ;

Bibliothèque de reportings ;

En temps réel.

Portail-Client

Portail client

Le portail client Akuiteo vous donne accès à un véritable espace de partage pour faciliter vos échanges avec vos clients.

 

Fonctionnalités du module :

✓ Planning partagé ;

✓ Documents (GED) ;

✓ Factures émises et téléchargeables ;

✓ Foire Aux Questions (FAQ) ;

✓ Déclaration et suivi des demandes : anomalies, évolutions, formations, assistance... (si le module « Support – Hotline » a été souscrit).

 

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