Ne vous laissez pas déborder par le déploiement de votre ERP !

La loi de Hofstadter, ou loi de glissement de planning, ça vous parle ? Selon elle, il faut toujours plus de temps que prévu pour accomplir une tâche complexe. Et on ne va pas se mentir : déployer une solution logicielle EST complexe, encore plus lorsque l’on veut absolument tenir des délais serrés. Or, vous ne maîtrisez pas tous les paramètres d’implémentation d’un ERP et personne n’est à l’abri d’un contretemps technique. Est-ce à dire que votre projet est fatalement destiné à dépasser les délais prévus ? Pas si vous appliquez ces bonnes pratiques, en bonne entente avec votre éditeur / intégrateur, et avec une implication active de vos équipes.

1/ Bien démarrer le déploiement d'un ERP

Première bonne pratique : commencer votre projet ERP par une journée de lancement avec votre éditeur / intégrateur. Elle constitue la première étape de la phase de déploiement après la signature du contrat avec l’éditeur. Et celui-ci n’arrive pas les mains vides : il vient vous proposer un planning de déploiement et une méthodologie.

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Planifier, c’est la clé

Pour tenir les délais d'un projet ERP, il n’y a pas de secret : il faut planifier. Dans le détail. Le planning établi par l’éditeur / intégrateur, c’est votre premier harnais de sécurité en vue de respecter vos délais. Il vous donne une visibilité sur toute la durée du projet de déploiement… et celle-ci peut être très étendue – en moyenne 12 mois.

Une telle durée s’explique par la volonté de l’éditeur / intégrateur de veiller au bon déroulement de chaque phase, l’une après l’autre, afin de garantir la réussite de l’opération et une bonne prise en main de l’ERP par tous les collaborateurs.

Un ERP ne se contente pas de reproduire l’existant : il structure, questionne et fait évoluer les processus de gestion de l’entreprise. Sa mise en place est donc avant tout un projet métier, qui nécessite des arbitrages et des choix stratégiques, bien au-delà des simples considérations techniques.

Tous vos besoins résumés dans un calendrier

À l’occasion de cette journée de lancement, l’éditeur / intégrateur vous propose un calendrier préliminaire. Cette « V1 » du planning découle des besoins que vous avez déjà exprimés en matière de déploiement et recense toutes les contraintes soumises préalablement à son équipe consulting. À savoir :

• les complexités particulières du projet ERP ;
• les obligations liées à vos équipes techniques ;
• les risques relatifs à une mise en production dans une période délicate, en plein exercice comptable par exemple ;
• votre volonté de déployer en une seule phase ou bien en plusieurs, si vous voulez par exemple remporter rapidement un premier succès sur un périmètre restreint ;
• les ressources nécessaires côté client, en particulier les référents métiers, les key users et les administrateurs fonctionnels ;
• etc.

Chez Akuiteo, cette logique de cadrage commence dès les premières étapes du projet. L’objectif : donner une vision claire du planning, de la charge projet et des attentes, afin que vous puissiez organiser le travail en interne et mobiliser les bonnes personnes au bon moment.

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2/ Identifier les difficultés de déploiement au plus tôt

Après la journée de lancement vient l’étude du projet ERP. C’est une deuxième bonne pratique – et un nouveau harnais de sécurité, tout aussi indispensable que le précédent. Ces journées d’étude, ou journées de cadrage, doivent permettre le déploiement de l’outil dans le contexte du client : si certains besoins spécifiques sortent du cadre standard de l’ERP, la mise en œuvre sera nécessairement plus complexe et il faudra repenser le planning.

La phase d’étude

La phase d’étude consiste en huit à dix jours durant lesquels vous et votre éditeur / intégrateur allez évaluer l’adéquation entre vos processus et les fonctionnalités de l’outil. C’est le moment de préciser vos besoins, de souligner l’existence de freins ou de points bloquants éventuels, d’évoquer vos contraintes, par exemple la nécessité de développer une fonctionnalité spécifique, et de poser toutes les questions qui vous passent par la tête pour assurer le bon déroulement de cette opération.

Cette étape repose aussi sur l’implication des équipes métiers. Personne ne connaît mieux vos processus, vos contraintes et vos spécificités que vos propres collaborateurs. Les équipes métiers doivent donc s’investir activement dans les échanges avec les consultants pour que le paramétrage soit pertinent et que la solution réponde réellement aux attentes opérationnelles.

Dans une méthodologie de déploiement structurée, cette phase permet de construire un socle commun, tout en intégrant les spécificités métiers qui font la singularité de votre organisation. Elle prépare les étapes suivantes : paramétrage, reprise des données, recette et mise en production.

Le premier comité de pilotage

À l’issue de cette phase, un premier comité de pilotage, ou copil, est mis sur pied. Il rassemble la direction de votre entreprise et l’éditeur / intégrateur. C’est l’occasion de valider ou de corriger le planning proposé lors du lancement, en fonction des problématiques identifiées lors des journées d’étude. Plus qu’un arbitrage, il s’agit ici de procéder à un affinage : ensemble, vous allez lisser la « V1 » du planning pour parvenir à une « V2 » plus complète et précise.

Et si l’éditeur / intégrateur vous propose de lui-même un autre calendrier, ne pensez pas que c’est par manque de disponibilité : une re-planification se fait toujours pour le bien du projet, exactement de la même façon qu’un logiciel de qualité n’est commercialisé qu’une fois finalisé.

3/ Mobiliser les bonnes ressources côté client

Même accompagné par un intégrateur expérimenté, le succès d’un projet ERP dépend étroitement de l’implication du client. Loin d’être de simples spectateurs, les collaborateurs sont des parties prenantes à part entière du déploiement. Leur mobilisation garantit que la solution réponde aux attentes opérationnelles et accompagne les évolutions futures de la société.

Votre équipe, moteur de la réussite de votre projet ERP

Le succès d’un projet ERP repose sur l’implication de référents métiers, de key users, c’est-à-dire des utilisateurs pilotes, et d’un ou plusieurs administrateurs fonctionnels. Ces rôles sont essentiels pour faire vivre le projet en interne, faciliter l’adoption de la solution et garantir son adéquation avec les besoins opérationnels.

La mise en place d’une gouvernance projet en interne permet, quant à elle, de hiérarchiser les besoins, d’arbitrer les choix et de gérer les éventuels impacts du changement sur les équipes.

Les bénéfices d’un bon engagement

L’engagement client se traduit par un projet ERP plus rapide et plus fluide. Concrètement, en s’impliquant dès la première étape du déploiement, vous :

• réduisez les allers-retours ;
• minimisez les risques de réinterprétation des besoins ;
• optimisez l’efficacité du processus ;
• facilitez l’adoption de l’outil par les utilisateurs finaux ;
• sécurisez les arbitrages importants avant qu’ils ne deviennent des points bloquants.

De plus, un ERP parfaitement adapté à votre activité est un ERP à votre image. Un paramétrage pertinent repose sur une connaissance fine de votre métier. Et cette connaissance, c’est vous qui la possédez ! Plus votre contribution est importante, plus l’ERP répondra précisément à vos objectifs opérationnels.

De nombreux clients Akuiteo, comme BDO, Niji ou Octime, témoignent de l’impact décisif de leur implication dans la réussite de leur projet et leur satisfaction post-démarrage.

4/ Organiser des points d’étape au fil du déploiement

Quatrième bonne pratique : l’organisation de points d’étape réguliers durant la phase de paramétrage et de reprise des données. Vous travaillez alors main dans la main avec l’éditeur / intégrateur en vue du bon déploiement de l’ERP, via des comités de projet et de pilotage.

Les comités hebdomadaires

Les comités de projet, ou copro, ont lieu chaque semaine, tout au long du processus. Ils permettent aux deux chefs de projet – le vôtre et celui de l’éditeur / intégrateur – de se concerter au cours d’un échange d’une trentaine de minutes. Ils permettent de vérifier l’avancement du déploiement chez les deux équipes et doivent être maintenus même s’il y a peu de sujets à aborder. S’ils font émerger des points bloquants, il faudra les faire remonter lors d’un copil.

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Ces comités permettent de vérifier que vous êtes dans les clous quant aux étapes définies dans le planning. À partir d’une to do list, vous faites le point avec l’éditeur sur ce qui a été réalisé, sur ce qu’il reste à faire, et vous mettez à jour le planning en fonction de l’avancée du projet.

Grâce à une organisation projet rigoureuse, avec des points d’avancement hebdomadaires et des comités de pilotage réguliers, la charge de travail peut être mieux répartie et anticipée. Dans cette logique d’accompagnement, Akuiteo met à disposition différents outils et supports, comme des tableaux de suivi, des modèles de gouvernance ou d’autres documents utiles pour aider vos équipes à s’approprier leurs tâches et responsabilités.

De leur côté, certains éditeurs / intégrateurs, dont Akuiteo, organisent leurs propres points internes entre le chef de projet et le directeur de projet, de façon à mieux répondre aux difficultés qui pourraient surgir.

Les comités de pilotage

Les comités de pilotage, en présence de votre direction, sont l’occasion de faire des arbitrages importants. Trois de ces comités sont généralement programmés :

• après les journées d’étude pour valider le planning de déploiement ;
• deux à trois mois avant la mise en production ;
• après la phase de démarrage.

Le second est le plus important car il permet de s’assurer que les délais vont être respectés ou de modifier une dernière fois le planning. C’est là que l’éditeur peut vous proposer une ultime re-planification pour le bien de votre projet ERP : dans un processus de cette ampleur, il y a toujours quelques menues difficultés, et il vaut mieux les pointer du doigt deux ou trois mois avant la mise en production, plutôt qu’à quelques semaines ! Cela évite le report de la mise en production à la dernière minute et le sentiment d’échec associé.

Bien sûr, en cas de besoin d’arbitrage identifié au cours d’un comité de projet, des comités de pilotage supplémentaires devront être organisés.

La communication avec votre éditeur / intégrateur comme gage de réussite

Pour parvenir au déploiement serein de l’ERP, une relation étroite entre votre chef de projet et celui de votre éditeur / intégrateur est donc primordiale. Chacun est garant de la bonne tenue des délais en interne.

Comme dans un couple, la communication est l’essence de la réussite : il faut pouvoir partager les avancées comme les retards, les succès comme les difficultés. Et savoir poser clairement les éléments sur la table lors des comités de pilotage afin de faciliter la prise de décision !

Avec, au final, une vérité immuable : l’éditeur / intégrateur est force de proposition. Il peut certes vous soumettre des idées et recommander un changement de date de lancement pour répondre à des obstacles inattendus. Mais, quoi qu’il advienne, c’est votre ERP. Votre outil. Donc vous qui prendrez la décision finale.

5/ Co-construire votre ERP avec votre éditeur / intégrateur

Dès l’avant-vente, Akuiteo met en place une approche collaborative, guidée par la volonté de coller au plus près de vos besoins. L’idée n’est pas d’imposer une solution, mais bien de co-construire votre ERP. Les consultants Akuiteo ne paramètrent pas seuls : ils échangent en continu avec vos référents métiers pour comprendre au mieux vos besoins et vos spécificités.

« Nous ne vendons pas un rêve flou. Vous recevez dès le début un engagement sur les charges, le planning, et un plan projet structuré pour que vous puissiez mobiliser vos équipes sereinement. » - Yannick Nourry, Directeur de projet chez Akuiteo.

L’approche projet d’Akuiteo est standardisée et vise une adéquation avec vos besoins métier. Chaque phase donne lieu à des livrables concrets, des validations formelles et des comités de suivi réguliers. Vous savez à tout moment où en est le projet et ce qui est attendu de vos équipes.

La phase de recette et de reprise de données est particulièrement importante pour sécuriser le démarrage de votre ERP. À cette étape, l’implication de vos équipes est clé : ce sont elles qui effectuent la reprise des données, mènent la recette et valident le bon fonctionnement de l’outil dans leur environnement métier.

À terme, l’objectif est aussi de vous rendre autonome. Avec Akuiteo, vous êtes formés à l’administration fonctionnelle et à l’utilisation du back-office de l’ERP pour être capables de faire évoluer votre solution sans dépendre systématiquement de nos équipes.

Le déploiement d’un logiciel est un projet d’envergure. Rome ne s’est pas construite en un jour ! Vous souhaitez tenir les délais de votre projet ERP ? La plus importante des bonnes pratiques, c’est la communication : une relation de proximité entre l’éditeur / intégrateur et votre entreprise, une implication active des équipes métiers, et une gouvernance claire pour que la route soit parcourue en bonne entente. À ce titre, Akuiteo est constamment à l’affût des meilleurs outils de collaboration, afin de faciliter la visualisation des différentes étapes de votre projet de déploiement d’ERP et anticiper tout risque de retard.

Plutôt qu’une charge de travail supplémentaire, votre implication interne doit être vue comme un investissement stratégique : elle réduit les risques, évite les incompréhensions et garantit un ERP opérationnel dès le démarrage, capable d’évoluer avec votre entreprise dans la durée.