Depuis quelques années déjà, les modes de formations alternatifs sont sources de nombreuses réflexions chez Akuiteo. La crise sanitaire et le télétravail ont accéléré le mouvement : pour ne pas interrompre les missions en cours, des solutions ont vu le jour. Les webinaires et le e-learning prennent de plus en plus de place dans les entreprises, mais que faut-il en penser ? Est-ce le futur de la formation ERP ?
Guillaume, responsable de la cellule formation chez Akuiteo, nous explique comment la formation à distance s’est organisée pour les clients, et ce que cela peut changer pour l’avenir !
Bonjour Guillaume. Peux-tu présenter ton poste chez Akuiteo ?
Cela fait un peu plus de deux ans que je travaille chez Akuiteo. Je suis responsable de « l’akadémie », notre cellule de formation.
Mon rôle est double. D’une part, j’ai une casquette de formateur, qui consiste à animer les formations client et à former les nouveaux collaborateurs lors de l’onboarding. Cela représente 80 % de mon temps.
D’autre part, je pilote la cellule de formation, ce qui comprend la réflexion et la mise en place des modes alternatifs de formation. Le but est d’étoffer le panel de formations et d’opérer un back office avec des supports.
Quels sont les principaux enjeux rencontrés par les clients sur la formation ERP ?
Tout d’abord, pour vous donner un peu de contexte, les formations ERP arrivent en cours de projet, lorsque seul le paramétrage a été effectué. Il s’agit généralement du premier contact entre les futurs utilisateurs et l’outil. Avant, ils ont pu avoir accès à quelques explications, mais cela restait très théorique.
Il faut savoir que nous formons les key users, et non pas tous les utilisateurs finaux. Ce sont donc des équipes composées de référents, souvent des responsables informatiques ou des chefs de projet ERP.
Le nombre de collaborateurs est variable, mais nous recommandons de ne pas dépasser 10 personnes. Ensuite, chaque key user peut former les équipes avec lesquelles il travaille au quotidien. Une formation comprend souvent 5 à 7 journées, avec des supports et des guides synthétiques que le chef de projet interne peut personnaliser.
Le premier des enjeux que l’on rencontre lors de ces formations, c’est l’efficience. Notre but est de rendre les key users assez autonomes pour qu’ils assurent eux-même la phase de recette et de paramétrage de l’outil, mais nous avons peu de temps pour aborder un certain nombre de problématiques.
Et ce n’est pas tout : nous devons aussi relayer la bonne parole ! Comprendre un outil de gestion, c’est une chose… mais il faut également être capable de former, avec le bon message.
Enfin, la formation est aussi l’occasion d’amorcer l’accompagnement au changement. L’ERP est un outil impactant, qui change le quotidien de nombreux utilisateurs : la conduite du changement doit être efficace, et la formation en est la première étape !
Retrouvez aussi : La formation ERP, clé de voûte d’un projet réussi ?
Qu'est-ce que la crise sanitaire a changé sur les pratiques ?
Tout ! Nos pratiques ont totalement changé : avant, nous étions à 100 % nomades, et les formations étaient organisées en présentiel chez le client. Lors du confinement, des sessions ont commencé à s’annuler ; après une semaine de tâtonnement pour trouver la bonne manière de déployer les formations à distance, nous avons adapté la pédagogie pour passer à distance l’intégralité de nos formations.
Ce qui a changé dans les formations en elles-mêmes ? Tout d’abord, la forme. Utiliser des écrans modifie inévitablement l’approche pédagogique. Nous nous sommes concentrés sur l’essentiel et avons travaillé les supports de présentation pour retenir au maximum l’attention des key users. Finalement, la journée de formation à distance permet une meilleure optimisation du temps de la formation avec davantage de séquencement.
Quels sont les avantages de la formation à distance ? Penses-tu qu’elle peut devenir la norme ?
Après trois mois de pratique, les retours client sont unanimes : la formation à distance, c’est génial !
Les avantages sont nombreux : on gagne du temps, on évite à tout le monde de se déplacer… cela permet, au passage, un meilleur équilibre entre vie pro et vie perso. Côté dépenses, le client économise aussi le billet de train ou d’hôtel.
Sur le papier, tout le monde est gagnant. Cela ne veut pas nécessairement dire que la formation à distance va devenir la règle, mais cela peut être une offre alternative à proposer aux clients.
Quels outils recommandes-tu pour la formation à distance ?
Sans hésiter, Microsoft Teams ! C’est un outil qui présente un double avantage : il est très stable techniquement, donc fiable, et il permet d’enregistrer des vidéos. On met également à disposition des présentations PowerPoint retravaillées sur lesquelles on peut intégrer facilement des schémas clés, pour remplacer l’utilisation du paperboard.
La crise sanitaire a donc renforcé les questionnements sur les modes alternatifs de formation. Le besoin existait, mais il a pris une toute autre ampleur : il est temps de creuser davantage le sujet ! Et si la formation à distance devenait plus fréquente que la formation en présentiel ? L’avenir nous le dira !
Bénéficier d’une démo de l’ERP Akuiteo à distance, c’est possible !
À propos de l'auteur :
Par Jérémie Terol
Directeur Marketing - Akuiteo SAS
