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Dans les sociétés de service, il y a planning et planning…

Gestion d'entreprise, Toutes sociétés de service
Julien Costerg Par Julien Costerg
 Akuiteo SAS

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Dans les sociétés de service comme ailleurs, la tenue d’un planning est un impératif pour mener les projets à leur terme et, autant que possible, dans les délais impartis. Mais toutes les entreprises ne sont pas égales face aux méthodes de planification, loin de là ! Du planning inexistant au plus détaillé, voici un tour d’horizon des pratiques des sociétés de services.

Niveau 1 : Absence de planning

Les sociétés de service ne formalisent pas toujours le déroulement prévisionnel de leurs projets. Pas facile de bouleverser ses méthodes de planification pour agir en véritable gestionnaire, avec le niveau de discipline qu’implique un tel rôle !

La saisie des temps est un premier pas à franchir dans ces entreprises où le poids des habitudes culturelles et sectorielles fait pencher en faveur d’estimations au fil de l’eau et de tableurs Excel remplis en grand dilettante.

Niveau 2 : Affectation globale des activités

Pour d'autres sociétés, la planification des charges consiste à s'assurer que chaque collaborateur a suffisamment de temps sur une période donnée pour effectuer les missions prévues. Le planning du personnel est découpé en « blocs » de jours, par exemple :

  • « On prévoit 30 jours sur 4 mois pour cette mission. »
  • « Notre expert en développement informatique a encore 10 jours disponibles d'ici fin décembre. »

Quant au suivi quotidien des activités, il a souvent lieu de manière individuelle et non partagée. Mais la réalisation d’un plan de charge et l’évaluation du taux d’occupation des différents collaborateurs sont déjà les signes prometteurs d’une gestion de planning plus mature !


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Niveau 3 : Assignation par périodes plus détaillées

Certaines sociétés affinent davantage les affectations des collaborateurs. Elles raisonnent en termes de mois voire de semaines et même d’heures : c’est souvent le cas dans les sociétés de service en pleine croissance, où s’imposent d’importantes problématiques en termes de planification de projets, ou encore dans les sociétés d’ingénierie.

Une augmentation de l'activité et/ou des effectifs pousse ces entreprises à s’organiser sur des plages de temps plus précises : « Cette semaine, telle personne travaillera 2 jours sur le projet A et 3 jours sur le projet B ».


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Le plan de charge gagne en précision : TACE, TACI, diagrammes de Gantt et autres outils de pilotage font leur apparition… et la limite des tableaux Excel pour suivre taux d’occupation et prévisionnel de facturation se fait sentir !

Niveau 4 : La planification opérationnelle pour une précision au collaborateur et à la date près

Le dernier cas de figure est celui de la planification opérationnelle. Plus exigeante en termes d’organisation – mais ce n’est qu’une question d’habitude ! –, elle constitue aussi le meilleur moyen d'optimiser le pilotage de l’entreprise.

Au fil de l’avancée des projets, les activités à réaliser sont positionnées à des dates précises et pour des collaborateurs donnés. Cette planification implique des mises à jour régulières du prévisionnel, permettant d’affiner l’hypothèse de départ au fil de la complétion des projets.

Les sociétés réalisant leur prestation en présence des clients (conseil, audit, formation, etc.) sont généralement familières avec ce dernier niveau de gestion de projets et s’appuient sur un ERP dédié à leur métier.


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Pour toute société de service, l’objectif ultime en termes de planification est bien sûr ce dernier niveau. Mais pas question de brûler les étapes, ou vos collaborateurs ne suivront pas ! Repenser vos méthodes de gestion de planning implique la sensibilisation et la formation de vos collaborateurs, sur la durée. Mais la visibilité ainsi gagnée sur votre activité vaut largement ce travail de conduite du changement !

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
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