Déploiement ERP : la conduite du changement est incontournable !

L’implémentation d’un ERP représente un bouleversement important dans la vie d’une entreprise, modifiant son organisation ainsi que le rôle des collaborateurs. La conduite du changement, et notamment la formation des équipes au logiciel de gestion, est donc cruciale. Car oui, la réussite d’un projet ERP repose essentiellement sur son adoption par l’ensemble des collaborateurs !

L’importance de la conduite du changement

Accorder de l’importance à la gestion du changement en plus d’assurer la mise en place d’un nouvel ERP agile, c’est mettre toutes les chances de votre côté pour réaliser un retour sur investissement.

Imaginez plutôt : un ERP qui n’est pas utilisé, des collaborateurs qui râlent, des processus qui sont négligés… sans conduite du changement mise en œuvre, vous pourriez bien passer à côté de tous les avantages que vous devez en tirer.

Optimiser la performance en faisant évoluer le mode de travail et les usages de chacun, ça ne s’improvise pas.

Afin de garantir la réussite de la démarche – la prise de conscience et l’adoption de l’outil par les collaborateurs pour une utilisation efficace de l’ERP –, un pilotage du changement au cœur de l’organisation interne est de rigueur.

La conduite du changement organisationnel : qui est-ce qui pilote ?

Vous êtes prêts à vous lancer dans le déploiement ERP et à accompagner le changement qui s’impose ? Très bien, mais il faut désormais trouver le bon pilote, car ce n’est pas là le rôle de l’éditeur-intégrateur !

Pour cela, rien de tel que de confier cette mission à un professionnel de l’AMOA, qui aura toute l’expertise et le savoir-faire dont vous avez besoin : il saura accompagner les équipes commerciales, opérationnelles et financières dans la transformation.

Cependant, la conduite du changement pour un nouveau logiciel peut aussi être confiée à une équipe projet en interne, avec des référents métier impliqués et chargés de préparer leur service aux évolutions à venir.

L'équipe projet, représentative et pluridisciplinaire

Une équipe projet chargée de conduire le changement doit travailler en lien direct avec le chef de projet de l’éditeur-intégrateur. Elle se compose de collaborateurs clés, motivés, disponibles et capables de faire adhérer leurs collègues à l’implémentation du progiciel.

Parce qu’ils seront de véritables moteurs au cœur du changement, les membres de cette équipe doivent être soigneusement choisis. Et si besoin, un collaborateur ayant plusieurs cordes à son arc peut à lui seul tenir plusieurs rôles !

La constitution d’une équipe projet « conduite du changement »

• Un directeur de projet : Directeur Général (DG) ou Directeur Administratif et Financier (DAF), il porte l’engagement de l’entreprise sur le projet.
• Un chef de projet : idéalement contrôleur de gestion, il assure le pilotage du projet.
• Des référents experts métier : marketing / commerce, administration des ventes, administration des achats, contrôle de gestion, ressources humaines, gestion de projet, comptabilité / trésorerie et technique / infrastructure.
• Les futurs administrateurs techniques et fonctionnels de la nouvelle plateforme de gestion (ERP).

La formation personnalisée, indispensable à l'appropriation

Critique dans le cadre d’un déploiement ERP, la formation des équipes doit faire partie intégrante du planning du projet. Elle débute dès que la phase d’étude de cadrage est finalisée !

Les sessions de formations couvrent de nombreux sujets : le paramétrage du référentiel, la création d’affaires, la facturation, la saisie des temps passés… Les utilisateurs clés, ou key users sont formés par les consultants de l’éditeur-intégrateur, par petits groupes de 8 maximum. Ceux sont eux qui formeront, à leur tour, les utilisateurs finaux à l’aide de supports de formation répondant spécifiquement aux besoins de l’entreprise.

Cette transmission de connaissances en interne est essentielle, elle favorise l’appropriation du logiciel par les collaborateurs.

Le temps, facteur déterminant de la conduite du changement

Dès la phase d'avant-vente, l'éditeur-intégrateur vous aidera à estimer le temps à passer, que ce soit par les membres de l’équipe projet ou par les utilisateurs clés.

Généralement, il faudra au client deux fois plus de temps qu’au prestataire. Par exemple ? Un déploiement de 80 jours nécessitera le double chez vous : un jour de travail avec le prestataire, c’est un jour pour traiter l’information et répondre aux demandes du consultant en interne !

Ça représente beaucoup trop de temps pour vous ? C’est normal, tout le monde voudrait que ça aille plus vite… mais il ne faut surtout pas se précipiter ! N’oubliez pas que tout ce temps passé pour accompagner l’évolution vous permettra d’en gagner beaucoup plus une fois l’ERP et les processus mis en place.

La conduite du changement de système d’information, c’est une transformation de l’entreprise, des personnes, de l’apprentissage, une nouvelle organisation et de nouvelles pratiques… ça ne peut pas se faire en un claquement de doigts.

Pour que le déploiement de votre ERP soit un succès, ne passez pas à côté de la conduite du changement organisationnel. Passez en mode agile et prenez le temps de faire les choses bien, d’accompagner l’entreprise et surtout ses collaborateurs vers l’utilisation du nouvel outil. Cette organisation interne et cette gestion de l’humain sont essentielles au bon déroulement du projet !