Vous êtes sur le point d’entamer une grande aventure : doter votre entreprise d’un ERP. Vous avez été désigné pour explorer les solutions disponibles sur le marché et trouver celle qui correspond parfaitement aux besoins de votre organisation ? Le chemin peut sembler complexe, mais pas d'inquiétude ! Comme en cuisine, tout est une question de méthode, de bons ingrédients, et de savoir-faire. Voici notre recette pour bien choisir votre ERP et poser les bases d’une gestion performante et pérenne.
🎥 Découvrez la recette pour choisir le bon ERP !
Étape n° 1 : trouver les ingrédients parfaits pour votre logiciel ERP
Repérez les ingrédients manquants qui troublent votre gestion
Cette première étape est clé. Elle consiste à identifier les problématiques qui freinent la performance de votre entreprise. Quels sont les obstacles que vous souhaitez lever ? Peut-être des délais de facturation trop longs, un manque de visibilité sur la rentabilité des projets ou encore des outils Excel devenus ingérables.
Avec cet exercice vous pouvez mettre le doigt sur les besoins de l’entreprise. À ce stade, impliquez d’ores et déjà vos équipes. Bien que les DAF ou RAF initient souvent cette réflexion, chaque service a son mot à dire. Après tout, la réussite d’une recette dépend de tous ses ingrédients, même les plus discrets !
Hiérarchisez vos besoins : les “must have” et les “nice to have”
Une fois vos besoins identifiés, il est temps de trier. Quels éléments sont indispensables à la réussite de votre projet ERP ? Et lesquels relèvent davantage du confort ou de l’agrément ? Comme un chef en cuisine, il faut savoir doser et éviter d’en faire trop.
Un ERP qui intègre l’essentiel des fonctionnalités dont vous avez besoin évite la dispersion et limite les coûts. Trop de logiciels distincts nécessitent des efforts supplémentaires pour assurer leur compatibilité et leur synchronisation. À la place de solutions unitaires, il est recommandé de vous tourner vers un logiciel répondant à l’ensemble de vos “must have”.
Privilégiez une solution qui couvre vos priorités stratégiques sans vous noyer dans les options. Vous pourriez commencer par cibler une problématique spécifique. Par exemple, la gestion des notes de frais ou la comptabilité avec un outil intégré. Et si votre projet semble trop impactant, nous vous recommandons de procéder par étapes dans le déploiement des fonctionnalités du logiciel choisi.
Étape n° 2 : opter pour un ERP tout-en-un adapté
Vient le temps de sourcer les ERP existants, c'est-à-dire shortlister les logiciels susceptibles de répondre à vos besoins. Plutôt que d’opter pour une multitude d’outils qui risqueraient de complexifier votre gestion, privilégiez une solution intégrée capable de répondre aux spécificités de votre métier, dès le départ.
Pour affiner votre recherche, vous pouvez :
- interroger votre réseau de confrères et de connaissances du même secteur d’activité que vous pour connaître les solutions qu’ils utilisent et leur retour d’expérience ;
- explorer des comparateurs en ligne comme Celge ou Appvizer, par exemple, qui répertorient tous les logiciels disponibles en fonction de la taille et du métier de votre entreprise ;
- faire appel à un AMOA pour vous accompagner dans le choix de la solution la plus adaptée à votre organisation.
Si le projet semble trop impactant d’un seul coup, sachez qu’il est possible d’adopter une approche progressive en déployant les fonctionnalités par étapes. Cette stratégie permet d’assurer une transition plus fluide et une adoption facilitée par les équipes.
Testez, goûtez, évaluez…
Pour bien choisir votre ERP, définissez clairement les ingrédients de votre recette. Assistez aux démonstrations des éditeurs et demandez-vous :
- Quelle couverture fonctionnelle présentent-ils ?
- Quelle est l'ergonomie proposée par l’ERP suivant les supports (ordinateur, mobile, tablette) et les profils utilisateurs (consultant, ADV, DAF, etc.) ?
L’occasion de vous inspirer, d’avancer dans votre réflexion et de faire émerger des besoins que vous n’aviez pas déjà identifiés !
Étape n° 3 : construire une recette précise avec un cahier des charges ERP
L’intérêt du cahier des charges ? L’éditeur doit répondre à chacune des demandes formulées, point par point. Exigez des réponses claires en termes de faisabilité : fonctionnalité native de l’ERP ou besoin de développement spécifique, paramétrage simple ou expert, etc. Enfin, vous pouvez annexer la réponse à ce cahier des charges au contrat ERP pour éviter toute déconvenue lors du déploiement du projet.
En bref, le cahier des charges est la colonne vertébrale de votre projet ERP. Décrivez-y vos attentes, vos processus actuels et vos objectifs futurs. Chez Akuiteo, nous proposons un modèle prêt à l’emploi pour simplifier cette étape. N’hésitez pas à le télécharger pour gagner en efficacité !
Étape n° 4 : faire une dégustation test de l'ERP
Choisissez l’ERP qui fait l’unanimité
À ce stade, vous avez réduit vos options à une liste d’éditeurs, généralistes et/ou spécialisés métier. Il est temps de leur demander de prouver la pertinence de leurs solutions en conditions réelles. Proposez-leur un scénario de démonstration opérationnel et observez lequel sort du lot.
C’est un peu comme cuisiner un plat avec une recette différente à chaque fois et choisir la plus réussie… Vous pourrez ainsi comparer les prestations à partir d’un référentiel commun, directement appliqué à votre métier.
Vérifiez l’avis des autres chefs
Il est essentiel de demander à des clients de la solution leur avis sur son déploiement, ses fonctionnalités, le respect des délais, des chiffrages, etc. Contactez les entreprises utilisant déjà le logiciel pressenti, si possible de la même taille que la vôtre et partageant votre métier, afin de vous assurer qu’ils sont satisfaits de leur logiciel.
Étape n° 5 : confirmer et contractualiser
Assurez-vous d’avoir suivi la bonne recette
L’engagement avec un éditeur ERP est un partenariat de long terme. Il est donc normal que vous lui demandiez ce que réserve l’avenir ! Où va le produit ? Quels sont les futurs développements envisagés ?
L’éditeur ne pourra pas s’engager sur les évolutions qui auront lieu dans dix ans, mais il devrait être capable de vous donner une vision sur une ou deux années. Cette planification vous permet de vous assurer que votre ERP est une solution durable et qui évolue en fonction des besoins de ses utilisateurs.
Évaluez le coût de la recette
Les tarifs d’un logiciel de gestion sont composés de trois éléments :
- le projet de déploiement ;
- la licence du logiciel ;
- la maintenance du logiciel.
Notez que les prestations d'accompagnement varient d'un éditeur ou intégrateur à l'autre, ce qui explique les différences de prix, parfois importantes. Pour le projet de déploiement, examinez attentivement ce qui est inclus : formation des utilisateurs, paramétrage de la solution, reprise des données existantes, personnalisation des processus, accompagnement au changement, etc.
Concernant la licence, certains éditeurs proposent différents niveaux d'accès avec des tarifications adaptées aux profils utilisateurs (consultation simple, saisie, administration, etc.).
Enfin, la maintenance peut couvrir des services variables : le support technique bien sûr, mais aussi les mises à jour, l'hébergement des données, la sauvegarde, ou encore l'évolution fonctionnelle de la solution. En général, son prix peut être calculé en pourcentage de la licence ou selon le nombre d'utilisateurs.
Pour une gestion aux petits oignons…
Dernière étape de votre recette, la sélection et la contractualisation avec l'éditeur qui vous apporte les meilleures garanties de réussite pour votre projet ERP. Une fois votre choix réalisé, place au déploiement de votre logiciel, un peu comme la touche finale d’un plat qui se prépare à être dégusté sur la table !
À propos de l'auteur :
Par Jean-baptiste Sachot
Ambassadeur et conférencier chez Akuiteo SAS
