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La gestion multi-sociétés dans les ERP : mythe et réalité

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Julien Costerg Par Julien Costerg
 Akuiteo SAS

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Rares sont les entreprises qui peuvent aujourd’hui se dire mono-société : entre sa holding, sa SCI… même une PME d’une cinquantaine de collaborateur·trices dépasse généralement le stade de l’entité unique. Et, droit français oblige, chaque société doit avoir sa comptabilité propre ! Pour les groupes avec filiales, l’enjeu est décuplé. À l’heure de s’équiper d’un logiciel de gestion, leur recherche s'oriente forcément vers un ERP multi-sociétés. Mais derrière cette appellation se cachent des réalités bien différentes !

Quand ERP multi-sociétés rime avec casse-tête

Ne vous laissez pas séduire par les sirènes du terme « ERP multi-sociétés » ! Pour certains éditeurs, la gestion de plusieurs entités peut en effet se résumer à :

  • Le regroupement de vos sociétés dans un logiciel de gestion… mais le compartimentage des données dans des bases différentes.
  • La centralisation des informations... mais selon des niveaux de sécurité d'accès empêchant les utilisateurs de passer librement d'une société à une autre.

Si ces blocages ne gênent pas la majorité des collaborateurs qui, de fait, travaillent pour une seule entreprise, ils s’avèrent critiques pour les services financiers ou informatiques. Imaginez le temps perdu à créer plusieurs profils pour chaque comptable ou chaque membre de la hotline ! Sans parler des écritures comptables inter-sociétés à passer dans plusieurs environnements…

La solution ?

Ne vous engagez pas avec un éditeur sans vous être renseigné·e sur la manière dont seront organisées les données dans son ERP. Est-il si « multi-société-friendly » que vous le souhaiteriez ? Exigez une base de données unique, permettant la gestion de vos sociétés sur la base d’un référentiel commun, voire d’un même plan comptable afin de préparer le compte de résultat et la consolidation.


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Le paradis des doublons

Votre éditeur vous promet la gestion centralisée des factures. Mais qu’en est-il des autres informations essentielles au fonctionnement de votre entreprise ? Un progiciel intégrant la gestion multi-sociétés devrait, en toute logique, permettre la mise en commun de l’ensemble des données mobilisées quotidiennement par les collaborateurs : base clients, base fournisseurs, catalogue des prestations ou des produits, etc.


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Là encore, méfiance ! Selon l'ERP choisi, ces fonctionnalités peuvent ne pas être disponibles. Vous vous retrouvez avec des clients dupliqués dans toutes les filiales, et c’est autant d’efficacité perdue pour votre module CRM. Parallèlement, le calcul du chiffre d'affaires par produit au niveau du groupe se transforme en véritable jeu de piste : pour consolider toutes les données, vous pouvez ressortir vos fichiers Excel et bases Access !

La solution ?

Une société sans ERP utilise généralement plusieurs logiciels de gestion, les données s’éparpillant et se dédoublant entre CRM, facturation, suivi des missions des consultants et comptabilité. En vous équipant d’un logiciel de gestion multi-sociétés, pas question de vous infliger doublons et ressaisies !

Votre outil doit mettre en commun les données clients, prestataires et collaborateurs de vos différentes sociétés (ou vous permettre de limiter leur accès, société par société et utilisateur par utilisateur). La mutualisation des référentiels est un impératif pour faciliter votre pilotage analytique : vous pourrez ainsi définir des axes analytiques communs à l’ensemble des sociétés gérées par l’ERP.

Employés, sous-traitants... ou les deux en même temps ?

Le cloisonnement imposé par votre ERP vous empêche de prendre en compte les cas où les collaborateurs d’une société prestent pour une autre. Il ne vous reste plus alors qu'à identifier les salariés concernés et à les re-créer, par exemple, en tant que sous-traitants pour les autres filiales. Oubliez la refacturation automatique de la sous-traitance inter-sociétés… Quant aux états récapitulatifs de ces mouvements, préparez-vous à retrousser vos manches !


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La solution ?

Dans un groupe de sociétés, il est courant que des collaborateurs travaillent ponctuellement pour une autre société que la leur. Un logiciel multi-sociétés devrait faciliter cette sous-traitance inter-sociétés et la gestion des prêts de main-d'œuvre, notamment en vous permettant de déterminer le type de relations que les collaborateurs ont avec vos différentes sociétés, de générer des factures inter-sociétés et de produire des états de gestion.

Vous avez des perspectives de croissance par fusion-acquisition ? Des contraintes réglementaires vous imposent de communiquer votre situation financière ? Des enjeux de communication ou de pilotage de groupe vous incitent à augmenter la fréquence de vos cut-off ? Assurez-vous que votre ERP multi-sociétés est synonyme de base de données unique, de mutualisation des référentiels et de gestion facilitée de la sous-traitance inter-sociétés !

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
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