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Logiciel de gestion pour société d’audit et de conseil : quels avantages ?

Focus métier, Sociétés de conseil
Julien Costerg Par Julien Costerg
 Akuiteo SAS

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Déployer un logiciel de gestion pour société d’audit et de conseil dans votre entreprise ? L’idée vous séduit autant qu’elle vous donne des frissons. En soi, ce serait une très bonne chose : vos outils de gestion datent sérieusement et sont mal adaptés à vos besoins. Mais voilà, implémenter un nouvel ERP implique de bousculer une organisation relativement bien rodée, de chambouler les plannings des uns et des autres, de se lancer dans un projet de longue haleine… et de motiver tous les collaborateurs. Faites le tri entre avantages et inconvénients pour savoir si votre société peut tirer profit d’un logiciel métier !

Le diagnostic : les symptômes auxquels une société d’audit et de conseil doit prêter attention

En matière de problématiques de gestion, les signes cliniques ne trompent pas. Un rapide check-up de votre organisation vous permettra de déterminer très vite si vous avez besoin d’un traitement à l’ERP. Faites attention aux symptômes suivants !

Des logiciels désuets et peu adaptés à vos métiers

Vos outils fonctionnent (à peu près) bien mais, il faut le reconnaître, ils sont trop nombreux et certains ne sont pas interfacés. Sans compter qu’ils contraignent vos collaborateur·trices à multiplier les saisies – ce qui fait perdre du temps à tout le monde. Et puis vous utilisez toujours une batterie de fichiers Excel… qui vous suffisaient amplement il y a quelques années. Mais vous expérimentez aujourd’hui les limites de ces outils (données à ressaisir, impossibilité de travailler collaborativement, risque de pertes de données, lenteur de chargement, etc.).

Peut-être même avez-vous déjà un ERP. Un dinosaure des années 90, aussi modulable qu’une dalle de béton, aussi évolutif qu’un téléphone à cadran. Une solution développée en interne par l’ingénieur maison, ou un logiciel pioché parmi les mastodontes du marché mais limité de tous les côtés. Bref, un outil généraliste qui tire à vue, pas du tout adapté à vos différents processus métiers et incapable de vous suivre dans votre croissance.


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Des collaborateur·trices surchargé·es et des erreurs qui se multiplient

Vos collaborateur·trices vivent dans un inconfort perpétuel. Ils et elles perdent du temps à réaliser certaines tâches sans valeur ajoutée (saisie des temps passés, notes de frais, planning, etc.). Ils et elles sont constamment en déplacement, ce qui complique encore les choses puisque votre ERP répond mal aux situations de mobilité. Les erreurs se multiplient – qu’il faut ensuite traquer et corriger. Le hic, c’est que le manque de souplesse de vos outils vieillissants ne les aide pas à solutionner ces problèmes, alors qu’ils devraient logiquement pouvoir s’appuyer dessus.

Il en va de même pour votre service administratif et celui des ressources humaines. Le traitement des données est long, les tâches les plus simples chronophages. Décompter les congés ou établir les factures clients est un parcours du combattant. Sans même parler des risques inhérents à certains types de prestations (forfait, régie forfaité, centre de service) qui exigent un suivi pointu. Un oubli de facturation par ci, une journée de consulting omise par là… les petites bévues deviennent de grosses erreurs.

Des coûts qui s’envolent

Tous ces symptômes, même s’ils ne sont pas toujours visibles, ont des conséquences concrètes sur vos coûts. Au minimum, ils sont mal maîtrisés. Au pire, ils s’envolent et occasionnent des pertes sèches. Cette dérive s’explique à la fois par les minuscules erreurs qui se glissent ici ou là dans votre gestion quotidienne mais aussi par le coût de maintenance d’un ERP généraliste, ou de celle de plusieurs outils hétérogènes.


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Le temps du bilan de santé

Ces problématiques sont votre quotidien ? Alors, il est temps de vous poser la question de la pertinence de vos outils. Certes, le temps aidant, vous avez appris à faire avec ce que vous aviez sous la main : à l’époque où ces outils ont été implémentés, vous n’aviez pas vraiment le choix. Mais des ERP métier spécialement conçus pour les sociétés d’audit et de conseil ont été développé depuis. Aujourd’hui, un logiciel de gestion peut évoluer en même temps que votre activité, en proposant des développements continus et des améliorations incrémentales. En somme, vous n’avez plus besoin de votre vieille machinerie massive et pesante.

Maintenant que vous avez dressé la liste des symptômes qui troublent le fonctionnement de votre cabinet de conseil, la question est la suivante : quelles sont les solutions qu’un logiciel de gestion pour société d'audit et de conseil pourrait apporter à ces problématiques ? En d’autres termes, quelles seraient les qualités d’un outil pertinent dans le cadre de votre activité ? Les réponses sont multiples :

  • De la modernité : un outil qui sache vivre avec son temps et intégrer les dernières innovations techniques.
  • De la souplesse : un outil qui puisse évoluer pour s’adapter à vos besoins.
  • De la fiabilité : ne pas devoir se demander, chaque matin en arrivant au bureau, si le logiciel va se lancer (ou non).
  • De la disponibilité : un logiciel en ligne, en SaaS, accessible de partout, avec une maintenance qui se moule sur vos horaires étendus.
  • De la sécurité : un outil qui puisse sécuriser les données sensibles et gérer l’hétérogénéité du parc des outils (surtout lorsque les collaborateurs utilisent leurs propres outils à des fins professionnelles, dans une approche BYOD).
  • Un pilotage plus efficace : un outil capable d’englober tous les aspects de votre activité et qui puisse optimiser vos processus métiers.
  • Une meilleure communication : un outil qui aide à rationaliser les pratiques au sein de votre structure et qui permette aux collaborateurs de mieux communiquer entre eux, même entre plusieurs filiales.
  • Un outil unique : un seul logiciel qui réunisse toutes les fonctionnalités nécessaires au bon fonctionnement de votre cabinet de conseil, qui soit utilisable aussi bien par les consultants (pour la saisie de leurs missions), par les managers (pour le suivi des projets), par les commerciaux (pour la prospection et la gestion des contrats), par les administratifs (pour la facturation et l’intendance RH) et par les associés (qui ont besoin d’avoir une vision globale de la structure).

Bref, un outil conçu expressément pour les processus métiers des sociétés d’audit et de conseil, qui puisse répondre à l’ensemble de vos problématiques et vous mettre sur la voie de la guérison.

Le traitement : optez pour un logiciel de gestion pour société d’audit et de conseil

Voilà pourquoi, en quatre points.

1/ Pour la gestion globale de votre cabinet de conseil

En rassemblant l’ensemble des règles, des programmes et des processus métiers de votre structure, l’ERP assure un pilotage plus efficace de toutes vos activités. Vous pourrez unifier les processus internes, automatiser certaines tâches pour gagner du temps et gérer le taux de production depuis un outil unique. Un ERP garantit également une meilleure gestion des ressources humaines, notamment via un module de gestion des compétences et des fonctionnalités de gestion documentaire (GED) : la capitalisation des connaissances et des méthodologies permet ensuite de mieux intégrer les nouveaux arrivants.

2/ Pour vos collaborateur·trices

Grâce à un ERP métier, vos collaborateurs sont assurés de gagner du temps – beaucoup de temps. Le module interne de gestion des activités leur permet de saisir leurs notes de frais, de faire leurs demandes de congés, et surtout de transmettre leurs comptes-rendus en toute simplicité, sans avoir à multiplier les documents. Ce qui leur prendrait plusieurs minutes avec des fichiers Excel mal adaptés se fait en quelques clics dans un ERP. En outre, vos collaborateurs en mission y trouveront un outil collaboratif, accessible de partout, de sorte qu’ils ne seront jamais isolés.


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3/ Pour vos administratifs

Les administratifs accèdent aisément à toutes les données renseignées par les collaborateurs. À partir de là, le risque d’erreur est considérablement diminué : la facturation est presque automatisée pour tous les types de prestations (régie, forfait, régie plafonnée, centre de service, etc.) et plus personne n’oubliera de comptabiliser une journée de mission. D’autant plus que cet outil permet de suivre de près les missions des consultants, en consommation comme en avancement.


Témoignage : Quels sont les avantages d'un ERP pour le service ADV ?

4/ Pour une bonne santé sur le long terme

Ce qu’un ERP peut faire pour vous aujourd’hui, c’est important. Mais ce qu’il peut vous apporter sur le long terme, c’est essentiel ! Un logiciel de gestion vous offre une vision globale de votre activité, de vos dépenses et de vos besoins sur une longue période de temps.

Le suivi prévisionnel de la planification des missions vous permet d’associer le bon nombre de consultants et d’estimer la charge de travail des nouveaux contrats signés – et de ceux qui viendront. L’utilisation d’une solution SaaS qui sera continuellement améliorée réduit vos coûts de maintenance.

Last but not least, un ERP métier évolutif accompagne la croissance de votre société de conseil sans modifier vos ressources administratives. Pour que vous puissiez grandir en toute sérénité !

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
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