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ERP SaaS ou ERP on premise : comment faire le bon choix ?

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Le débat va bon train entre les partisans des logiciels de gestion par abonnement (ERP SaaS) et les adeptes de l’achat de licence (ERP on premise). Et s’il n’y avait pas de solution objectivement idéale, seulement des cultures et des usages qui diffèrent ? Faisons le tour d’horizon des avantages et des inconvénients de chaque option, en fonction des utilisations et des modes de tarification.

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ERP SaaS ou ERP on premise : un aperçu des forces en présence

Ça y est, votre entreprise a décidé de troquer son vieil ERP au profit d’une solution plus moderne et en adéquation avec les besoins des utilisateurs ! Avant de mettre les mains dans le cambouis pour choisir un outil réellement pertinent, commencez par vous poser la question : êtes-vous plutôt ERP SaaS ou ERP on premise ?


À lire aussi : Top 5 des signes qui montrent qu'il est temps de changer d'ERP.

Le on premise ou l’achat d’un ERP à installer sur site

Choisir le on premise, c’est opter pour l’acquisition d’une solution à installer sur votre infrastructure, comme n’importe quel logiciel traditionnel. C’est sans doute sous cette forme que vous avez acquis vos premiers outils digitaux, en les installant via l’insertion d’un DVD ou d’un CD-ROM (voire d’une disquette pour les plus âgés) dans la machine. Avec l’obligation de renouveler l’opération sur chaque poste et d’acheter le même logiciel autant de fois qu’il y a d’utilisateurs.

Le on premise, c’est le format historique des éditeurs de logiciels, bien avant la naissance d’Internet et du Cloud. C’est un peu l’équivalent du disque compact comparé à la musique dématérialisée.

L’avantage ? L’achat d’une licence perpétuelle vous permet d’utiliser le logiciel jusqu’à la fin des temps – ou, plus probablement, jusqu’à ce qu’il devienne obsolète. Sur de très longues périodes, ce format peut se révéler économique : vous achetez la licence une seule fois et n’avez plus qu’à payer une maintenance annuelle, à hauteur d’environ 20 % du coût total. Pour 100 € d’investissement dans le logiciel, vous avez ainsi 20 € à dépenser chaque année en supplément.

Le SaaS ou l’ERP par abonnement

L’arrivée des abonnements dématérialisés a révolutionné l’industrie du logiciel. Le principe en est simple : l’hébergement de l’ERP et de vos données est inclus dans le prix et, au lieu d’acheter une licence une fois pour toutes, vous vous abonnez à un service « tout inclus » pour une période donnée. C’est ce qu’on appelle, dans le jargon, un logiciel SaaS pour « Software as a Service » (« logiciel en tant que service »).

Vous payez ainsi un droit d’utilisation qui inclut l’hébergement, toutes les fonctionnalités du logiciel ainsi que des services de maintenance.

Choisir un ERP SaaS plutôt qu'un ERP on premise, c’est finalement un peu comme souscrire un contrat prévoyant l’accès à un véhicule plus performant chaque année et incluant son entretien, l’assurance, le changement des pneus... au lieu d’acheter une voiture.

La double nature de l'ERP SaaS : mono ou multi-tenant

L’ERP SaaS existe sous deux formes distinctes, qui ne sont pas forcément perceptibles par l’utilisateur final :

  • Le multi-tenant, la version la plus courante du SaaS, évolue au gré des mises à jour et des correctifs proposés par l’éditeur. Vous n’avez rien à faire : dès qu’une nouvelle version de l’outil est disponible, le prestataire la diffuse auprès de tous ses clients, exactement comme la mise à jour d’un smartphone ou d’un navigateur web. Vous profitez ainsi de toutes les évolutions apportées à l’outil. Avec, parfois, quelques contraintes plus ou moins nombreuses selon les entreprises et leur fonctionnement : délai de prise de main, mise en place de formations complémentaires, mais aussi besoin de documenter chaque changement du SI, d’accepter des modifications liées à des certifications qui peuvent rigidifier l’ensemble… En ce sens, des upgrades majeures tous les deux jours pourraient poser problème.
  • Le mono-tenant est cette fois une version « isolée » du logiciel, dont vous êtes le seul utilisateur et que vous pouvez choisir de faire évoluer ou non. Sauf exception, votre prestataire attend votre aval pour changer votre version du logiciel ou apporter un correctif. Vous êtes maître de votre logiciel et de ses évolutions.

Témoignages :
➤ Un ERP SaaS est-il une bonne option pour les PME ?
➤ ERP pour ETI : quels critères prendre en compte ?

ERP SaaS ou ERP on premise : la guerre de l’ERP n’aura pas lieu

ERP dans le Cloud ou ERP en local, c’est en vérité un faux débat. La guerre qui oppose les deux options n’en est pas vraiment une. Et cela pour deux raisons.

La culture de la propriété

D’une part, le choix est encore (très souvent) une affaire d’habitude. L’achat est un processus si bien ancré dans les habitudes des Français qu’on parle d’une « culture de la propriété ». Celle-ci se retrouve notamment dans l’immobilier : l’Hexagone compte 64 % de propriétaires, contre 57 % en Autriche et 53 % en Allemagne (chiffres Eurostat). Il en va de même pour la possession d’une voiture individuelle, raison pour laquelle le leasing et le partage de véhicule sont encore à la peine chez nous – alors qu’ils progressent chez nos voisins teutons.

Néanmoins, les choses commencent à changer. Les barrières tombent, dans tous les domaines. Sur le marché du logiciel, le SaaS constitue depuis quelques années la garantie d’un confort incontestable pour les clients et les utilisateurs. Tout doucement, la vapeur s’inverse et l’idée de l’abonnement tout inclus gagne du terrain.

Le bon calcul n’existe pas

Le principal défaut du SaaS, c’est son coût à long terme. Opter pour un abonnement permet de ménager sa trésorerie mais, au bout de quelques années, la balance tarifaire tendra à pencher du côté de l’acquisition.

Mais ce serait oublier l’obsolescence inexorable de l’outil digital. Quand vous vous abonnez à un ERP, vous bénéficiez plus facilement des évolutions et des mises à jour, alors que le logiciel dont vous avez acheté la licence pourrait perdre progressivement du terrain face aux innovations. Si vous vous fiez au coût global de possession, n’oubliez pas la prise en charge des coûts cachés du logiciel, comme la maintenance, l’administration, l’hébergement des données, les sauvegardes de sécurité, la gestion des risques, temps passé en interne par l’équipe informatique, etc.

En somme, il ne peut pas y avoir de guerre entre SaaS et on premise, puisqu’il n’y a pas de bon ou de mauvais choix dans l’absolu. Tout est affaire d’usage, de besoin, de préférence… et de tarification !

SaaS ou on premise : faire le tri parmi les tarifs

Le prix d’un ERP en local, après être parvenu à quantifier les coûts cachés listés plus haut, est assez simple à évaluer. Celui d’une solution en SaaS l’est encore plus, à condition de bien comprendre les différents modes de tarification pratiqués sur le marché : le calcul peut prendre en compte le nombre d’utilisateurs, les usages ou encore la stratégie d’entreprise. Ce qui suppose d’avoir une idée précise des besoins auxquels le logiciel doit répondre.

ERP SaaS : des tarifications variables

Le coût d’un ERP en SaaS repose généralement sur 1) un prix unitaire, et 2) une unité de mesure, elle-même basée sur des critères plus ou moins complexes :

  • Le nombre d’utilisateurs du logiciel (une licence par utilisateur).
  • Le nombre de collaborateurs (une licence par collaborateur géré dans le logiciel) : vous payez un prix moyen par utilisateur, quel que soit l’usage exact qu’il en fait.
  • Le type d’usage (une licence pour chaque profil utilisateur) : vous distinguez le coût de la licence en fonction du type de profil, entre ceux qui l’utilisent sur un périmètre limité (profil light) et ceux qui utilisent la majorité de ses fonctionnalités (profil full).
  • Le nombre de connexions simultanées (une licence pour un nombre d’utilisateurs connectés en même temps sur la plateforme) : un plafond fixé à l’avance limite le nombre de connexions possibles en simultané. Une option de moins en moins utilisée par les éditeurs, du fait de la difficulté à estimer les besoins, parfois très occasionnels, des utilisateurs.
  • Les critères exotiques : par exemple, la puissance CPU de la machine (physique ou virtuelle) utilisée, ou des combinaisons de différents critères. Ce sont là des modes de tarification plus complexes, adaptés à des usages bien particuliers – et relativement peu fréquents.

À vous de sélectionner l’offre la plus pertinente en fonction des variables qui vous intéressent. Et de comparer avec les tarifs d’une solution locale !

L’exemple des logiciels de paie

Comme pour beaucoup d’autres outils (Google Adwords, logiciels de marketing automation, etc.), la tarification d’un logiciel de paie n’est pas basée sur le nombre d’utilisateurs. Il y a trop peu de responsables de paie ou de responsables RH dans une société pour justifier la tarification en fonction du nombre de personnes qui utilisent le logiciel. Les éditeurs proposent donc une tarification en fonction de l’objectif servi par le logiciel, en l’occurrence le nombre de bulletins de paie édités.

 

Dépenses d’exploitation VS dépenses d’investissement

Autre critère financier à prendre en compte pour choisir entre SaaS et on premise : l’impact du logiciel sur le bilan de votre entreprise, selon qu’il est comptabilisé dans les OPEX ou dans les CAPEX.

  • L’abonnement à un ERP s’inscrit dans les dépenses d’exploitation (OPEX). Ces dépenses sont décomptées du résultat en fin d’année, au même titre que les autres charges de l’entreprise (salaires, loyers, consommations d’énergie, achat de consommables, etc.). Faire entrer son logiciel de gestion dans ses dépenses d’exploitation est un excellent moyen de ménager sa trésorerie et de limiter ses investissements, contrairement à ce qu’il se passe avec l’achat de licence.
  • L’acquisition d’une licence perpétuelle est comptabilisé au titre des dépenses d’investissement (CAPEX). Ces dépenses ont l’avantage de pouvoir être immobilisées, à la façon des locaux, des meubles ou du matériel (informatique, de bureau, etc.). L’amortissement est progressif : vous déduisez chaque année une partie du montant investi. Mais le choix d’un ERP on premise nécessite de sortir une importante somme d’argent dès le départ. Et la maintenance du logiciel sera quant à elle à inscrire en OPEX.

Parlez-en à votre DAF : il vous aidera à prendre la meilleure décision au regard de ce critère et de la politique actuelle de la société en termes d’investissement et de trésorerie.

Trésorerie, mon beau souci

Sur le plan de la tarification, le choix d’une solution ou d’une autre relève donc aussi d’une question de trésorerie.

Vous avez une trésorerie solide ? Vous pouvez acheter une licence d’ERP comme vous achèteriez des locaux ou des meubles, avec la possibilité d’amortir petit à petit cette grosse dépense ponctuelle.

Vous préférez rester prudent et protéger votre trésorerie ? Optez pour un abonnement et bénéficiez au passage de nombreux avantages, dont les mises à jour régulières, la maintenance incluse et l’agilité de l’éditeur.

Vous voulez le meilleur des deux mondes ? Certains éditeurs proposent des offres alternatives vous permettant d’installer le logiciel chez vous pour rentabiliser une infrastructure déjà existante tout en le payant sous forme d'abonnement mensuel, trimestriel ou annuel pour ménager votre trésorerie.

Les éditeurs ont pu avoir tendance à imposer une offre plutôt qu’une autre. Mais il faut prendre le problème par le bon côté : celui de l’usage. La première question que vous devez vous poser, c’est celle de l’utilisation que vous entendez faire de l’ERP. L'enjeu ? Choisir l’offre qui vous correspond le mieux, rationaliser son coût et l’adapter aux particularités de votre entreprise,au-delà des arguments (justifiés ou non) des deux camps. Vous hésitez ? Nous pouvons vous aider à clarifier vos besoins !


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À propos de l'auteur

Mickael Valois Mickael Valois
Ingénieur commercial - Akuiteo SAS
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